Een slecht functionerende interne communicatie is een probleem voor veel MKB-bedrijven. Bij de interne communicatie van een bedrijf gaat het om het optimaal uitwisselen en delen van zakelijke informatie. Juist op dat terrein schiet het bij veel bedrijven te kort. Medewerkers praten over van alles en nog wat met elkaar, maar communiceren niet. En dat heeft meestal niets te maken met de onderlinge verstandhouding.
Eilandjescultuur
Want de onderlinge verstandhouding en onderlinge (sociale) communicatie bij de koffieautomaat of in de kantine is optimaal. Maar de interne (zakelijke) communicatie beperkt zich tot het strikt formeel voldoen aan hetgeen binnen de eigen verantwoordelijkheid valt. In vele bedrijven leidt dat tot een eilandjescultuur.
Veel ondernemers zijn het zich niet bewust. Er ontstaat langzamerhand een gewenning dat het gaat zoals het gaat. Daarom kan het bij sommige bedrijven lang doorwoekeren en tot een contraproductieve situatie leiden.
Je zou denken dat dit hoofdzakelijk een probleem is binnen de wat grotere bedrijven. Maar het komt ook voor bij bedrijven met maar 3 of 4 medewerkers. Omdat de lijnen zo kort zijn verwacht je misschien dat de interne communicatie optimaal is. Dat is niet perse het geval.
Duidelijkheid en openheid
De oorzaak is meestal het ontbreken van duidelijkheid over verantwoordelijkheden en bevoegdheden en goede interne werkafspraken en procedures. Als medewerkers dat niet aangereikt krijgen, gaan ze het zelf invullen. Ze doen strikt alleen datgene waarvoor ze zijn aangenomen. Bang om buiten de lijntjes te kleuren.
Duidelijkheid over wat de directie drijft, hun visie en bedrijfsdoelen zijn erg belangrijk voor het creëren van een sfeer van openheid en betrokkenheid. Een team is pas een team als het als zodanig opereert en een gezamenlijk doel nastreeft. Zodra medewerkers die betrokkenheid hebben, denken en handelen ze proactiever en komen ze van hun eiland af.
Interne communicatie moet worden georganiseerd
Zorg dat de afspraken en procedures worden vastgelegd. Bespreek die met de medewerkers en vraag ze zich daaraan te houden. Zie er vervolgens wel op toe dat het ook gebeurd. Een vergadercultuur wil niemand, maar het is noodzakelijk om formele momenten te creëren om elkaar te informeren en af te stemmen.