De kartonnen doos

Betrokken medewerkers is cruciaal voor een onderneming. Daar kan een werkgever natuurlijk veel aan doen. Maar werknemers hebben hier ook hun eigen verantwoordelijkheid.

De betrokkenheid was ondermaats

Een paar jaar geleden deed ik een onderzoek bij een kantoorinrichter. De uitkomst van het onderzoek was onder andere dat de interne communicatie en betrokkenheid bij de onderneming sterk zou moeten verbeteren. De medewerkers onderschreven de noodzaak van een betere interne communicatie. Maar dat van die betrokkenheid was natuurlijk onzin. Bijna alle medewerkers vonden dat ze heel erg betrokken waren. De werkelijkheid was dat aan het eind van de dag bureaus niet werden opgeruimd. Kopjes werden in niet weggehaald uit de toonkamer na klantbezoek. De afwasmachine werd niet gevuld en leeggehaald. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Kortom, de betrokkenheid was echt ondermaats. Nu nog er voor zorgen dat het personeel zelf tot dat inzicht komt.

Gezamenlijke proactieve verantwoordelijkheid

Een maand later werden de medewerkers tijdens een personeelsbijeenkomst geïnformeerd over de voortgang van het veranderingproces. Het laatste punt van die bijeenkomst was de betrokkenheid van de medewerkers. Wij stelden voor om gezamenlijk een definitie van betrokkenheid op te stellen. Na enige tijd discussie kwam de volgende definitie tot stand. “Wij identificeren ons met ons bedrijf door meedenken, verbondenheid en gezamenlijke proactieve verantwoordelijkheid voor het behalen van de bedrijfsdoelen” Alle medewerkers ondersteunden deze definitie en spontaan hoorden wij toen al opmerkingen dat de betrokkenheid hier en daar best wel kon worden verbeterd. Maar de uitsmijter had we (voor de zekerheid) tot het laatst bewaard.

De kartonnen doos

Drie weken daarvoor hadden we in de toonkamer een grote kartonnen doos neergezet. Deze stond niet echt in de weg, maar stond wel op een opzichtige plek, vlak bij een doorlooproute. In doos zat een schrijfblok, een pen en een A-4tje met de volgende tekst “Als je dit gelezen hebt, schrijf dan de datum en je naam op het schrijfblok, leg die weer in de doos en vertel niemand iets hierover” Veertien dagen lang hebben we de doos daar laten staan. Toen we doos weer weghaalden, stond er 1 naam op het schrijfblok! De naam van een medewerker die vanaf het begin al onderschreef dat betrokkenheid moest verbeteren.

De boodschap was klip en klaar

We hadden de doos op een plek hadden gezet die 24 uur per dag werd opgenomen door een bewakingscamera. In de compilatie die we daarna hadden gemaakt zag je 14 dagen lang alle medewerkers dag in dag uit langs de doos lopen zonder zich af te vragen “Wat moet die doos daar!” Van de 33 medewerkers was er zegge en schrijve dus één die op de 2e dag naar de doos toe liep er in keek en daarna glimlachend zijn naam op het schrijfblok schreef. Gelukkig was er veel hilariteit over het filmpje. Maar de boodschap er van was voor iedereen klip en klaar. Wat na het vaststellen van de definitie al was begonnen werd toen definitief afgesproken. Vanaf nu gaan we met elkaar werken aan het verbeteren van onze betrokkenheid!