How To: Bellen vanuit het CRM

Bellen met een klant kan een moeilijke opgave zijn. In Alexion CRM kan je heel makkelijk het nummer opzoeken, maar deze wil je natuurlijk niet overtypen in je telefoon. In deze HowTo leggen we je uit hoe je jouw telefoon aan Alexion CRM kan koppelen.

Er zijn verschillende opties om Alexion CRM aan een telefoon te koppelen. Zo kan je je vaste VoIP telefoon koppelen aan Alexion CRM of je VoIP telefoon (software) op je computer. Daarnaast kan je ook alle contactpersonen en adressen naar je mobiele telefoon synchroniseren door gebruik te maken van Outlook contactpersonen. Kortom er zijn genoeg opties.

Kopieer het nummer naar je klembord

Dit is de meeste simpele versie en wellicht ook de meest voorkomende. Je kan instellen dat Alexion CRM het nummer automatisch naar je klembord kopieert. Op deze manier kan je hem dan zelf handmatig naar je telefoon software kopiëren. Het kan ook zijn dat jouw telefoonsoftware op de pc dit herkent en direct gaat bellen.

• Ga naar hiervoor naar menu: Extra > Instellingen
• Kies vervolgens voor tabblad: Telefoon
• Selecteer bij standaardmethode telefoongesprekken voor “Sneltoets”
• Kies voor “CTRL” en voer de letter “c” in bij gebruik sneltoets
• Klik als laatste op Oké
• Nu kan je het telefoon-icoontje gebruiken om het nummer in je klembord op te slaan.
  

Koppelen van je computer telefoon

Bel je via je computer met bijvoorbeeld een headset? Of is je telefoon gekoppeld aan een programma op je computer? Dan maakt je gebruik van een zogenaamde softphone. Het ligt aan de software hoe makkelijk je deze kan instellen. Standaard staat Alexion CRM ingesteld om via een interne link van je computer de telefoon software aan te roepen. Dit is een callto of tel link. Het kan zijn dat je in Windows moet instellen welk programma moet reageren op deze link.

Zoek of jouw telefoon software dit ondersteund, of probeer het gewoon uit. Meer informatie over deze instellingen, lees je in onze FAQ.

• Ga naar menu: Extra > Instellingen
• Kies vervolgens voor tabblad: Telefoon.
• Selecteer bij standaardmethode telefoongesprekken voor Callto of Tel. Probeer uit welke van de twee versies jouw software ondersteunt.
  

• Klik als laatste op Oké
• Nu kan je het telefoon-icoontje gebruiken om te bellen

Vast VoIP telefoon

Dit is de meest lastige optie van de opties die beschikbaar zijn. Je kan Alexion CRM instellen dat er gebruik gemaakt wordt van jouw vaste VoIP toestel. Bijvoorbeeld een TipTel, Snom of Grandstream telefoon. Hiervoor moet je enkele gegevens weten van je telefoon, zoals een IP adres, gebruikersnaam en wachtwoord. In onze FAQ lees je hoe je verschillende toestellen kan instellen.

Outlook Contactpersonen

Maakt je gebruik van een Exchange server of Office 365 account? Dan kan je je contactpersonen naar Outlook laten synchroniseren. Op deze manier kan je gewoon bellen met je mobiele telefoon.

Wil je al je contactpersonen synchroniseren naar Outlook? Volg dan het stappenplan. Deze actie hoeft alleen de eerste keer worden uitgevoerd, wijzigingen worden automatisch doorgevoerd.

• Klik op de Actie knop
• Kies vervolgens voor “Synchroniseer kaarten naar Outlook”
  
• Voor de eerste keer synchroniseren, kan je de standaard opties gebruiken
  Klik daarom op Oké
  
• Deze actie kan enige tijd duren

Wil je de standaard optie voor het synchroniseren naar Outlook aanpassen? Bekijk dan de instellingen. Deze vind je via menu Extra > Instellingen > Tabblad: Outlook contactpersonen. Hier vind je onder andere opties om standaard de Outlook synchronisatie in te schakelen voor nieuwe Organisaties, Personen en/of Werknemers.

PS Wij raden in dit geval aan om te kiezen voor Werknemers omdat je dan zowel de gegevens van de Organisatie als die van de Persoon hebt.

Handig

Alexion CRM kan vragen of je een direct ook een Notitie wilt maken als je op de bel knop klikt. Op deze manier kan je gemakkelijk tijdens je gesprek informatie opschrijven!

Je kan dit instellen in het Instellingenscherm.

• Ga hiervoor naar menu Extra > Instellingen
• Kies vervolgens voor tabblad: Telefoon
• Kies een optie voor “Notitie maken tijdens het bellen”
  

Hulp nodig?

Lukt het je niet om je telefoon aan de praat te krijgen? Dan helpen we je graag. Neem gerust contact met ons op. Bijvoorbeeld via de chat.