Bestanden in de cloud

De hele dag door zijn we documenten aan het maken, bewerken en versturen. Allemaal zodat iedereen makkelijk met de bestanden kan werken. In een lokale omgeving betekend dit meestal dat alle bestanden op één centrale computer of server staan. Die map is dan vervolgens met iedereen gedeeld. Maar als je bijvoorbeeld thuis werkt je geen toegang hebt tot deze bestanden. In deze how-to leggen we je uit hoe je bestanden kan delen via de cloud.

In Alexion CRM hebben we geen directe manier om bestanden in de cloud op te slaan. Wel kunnen we gebruik maken van de services van de grote cloud providers zoals Microsoft met OneDrive of Sharepoint, Dropbox, Google Drive of bijvoorbeeld Box. Het voordeel is dat de meeste gebruikers/klanten al een abonnement hebben bij een van deze providers waarbij grote hoeveelheden bestanden al kunnen worden opgeslagen. Zo heeft Microsoft bij hun Office 365 abonnementen 1TB aan opslag meegeleverd en DropBox zelfs 2TB.

 

Stap 1

Maak online een nieuwe map aan. Zorg er eventueel direct voor dat je collega’s hier ook bij kunnen. Deze stap hoef je maar een keer uit te voeren.

Stap 1.1 Ga naar https://portal.office.com en klik op Sharepoint

Stap 1.2 Open de standaard site, voor ons is dit “Alexion”

Stap 1.3 Maak een nieuwe Document library, door op de Nieuw knop te klikken en vervolgens “Document Library” of in het Nederlands “Documentbibliotheek” te kiezen.

Stap 1.4 Aan de rechterkant zal een nieuw scherm worden getoond. Hier kan je een naam invoeren voor de nieuwe map voor het opslaan van de documenten. Kies bijvoorbeeld voor “Alexion CRM”. Vervolgens klik je op Create/Maken. De nieuwe map voor de documenten zal nu worden geopend.

Stap 1.5 Iedereen die bij deze site kan heeft nu toegang tot de map.

 


 

Stap 2

Zorg ervoor dat de map lokaal op je computer beschikbaar komt. Deze stap moet je herhalen op alle computers waar je deze bestanden wilt gebruiken. Bijvoorbeeld ook op die van je collega’s.

Stap 2.1 Ga naar https://portal.office.com en klik op Sharepoint

Stap 2.2 Open de standaard site, voor ons is dit “Alexion”.

Stap 2.3 Open de gemaakte map, door deze te selecteren in het menu aan de linker kant.

Stap 2.4 Klik op de Sync/Synchroniseren knop. Nu wordt automatisch de map toegevoegd aan OneDrive op de computer en zullen alle bestanden worden gedownload.

 


 

Stap 3

Kopieer je bestaande documenten naar deze nieuwe map. Deze stap hoef je maar een keer uit te voeren.

Stap 3.1 Open de map met de bestanden van Alexion CRM. Weet je niet waar de bestanden staan? Kijk dan in de instellingen van Alexion CRM, tabblad Systeem. In dit voorbeeld openen we de map “J:/”

Stap 3.2 Selecteer en kopieer de mappen sjablonen, emailsjablonen en documenten.

Stap 3.3 Open de gedeelde map.

Stap 3.4 Plak de mappen in de gedeelde map.

Alle bestanden zullen nu worden gekopieerd naar de cloud. Dit kan een tijd duren, dit ligt aan de hoeveelheid en grootte van de documenten en de snelheid van het internet. Zorg ervoor dat je tijdens het kopiëren geen bestanden op de oude locatie zet of aanpast, deze worden niet automatisch mee gekopieerd naar de nieuwe plek.

 


 

Stap 4

Stel Alexion CRM zodat de nieuwe cloud map wordt gebruikt voor de Documenten/Sjablonen/E-mailsjablonen. Deze stap moet je ook herhalen op de computers van je collega’s.

Stap 4.1 In Alexion CRM ga je naar de Instellingen, dit kan via menu Extra > Instellingen > tabblad: Systeem.

Stap 4.2 Pas de locatie van de Sjablonen, E-mailsjablonen en Documenten aan naar de mappen zoals we die in stap 3 hebben aangemaakt.

 

Alexion CRM slaat nu automatisch alle documenten op in de cloud bij jouw gekozen provider. Kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op.