kerst 2019

Het is weer december en dat betekent dat we met z’n allen massaal kerstkaarten versturen en dat kan best een karwei zijn. Gelukkig hebben we in Alexion CRM al wat werk voor je gedaan. In deze how-to leggen we je uit hoe je makkelijk etiketten kunt maken (of een adreslijst) voor het versturen van de kerstkaarten of andere relatiegeschenken.


Voorbereidingsstap: Kerstkaart uitvinken (deze stap is optioneel)

Heb je al eerder, bijvoorbeeld vorig jaar, kerstkaarten verstuurd en wil je alle eerder aangevinkte vakje weghalen? Dan kan je gebruik maken van “Meerdere kaarten bewerken”, hieronder (Weghalen vinkjes) een uitleg hoe dat werkt. Wil je hier meer over weten, lees dan onze FAQ.

  1. Ga naar de Organisatie, Werknemers en/of Personen hoofdverzameling (waar je de vinkjes wilt weghalen).
  2. Kies vervolgens in het menu voor: Bewerken > Geavanceerd > Meerdere kaarten bewerken.
  3. Kies vervolgens of je dit wilt doen voor de Selectie of Verzameling, Veldwaarden (zonder controles – snel) en bij veld dat gewijzigd moet worden voor het “kerstkaart” veld.
    Kerstkaart - meerdere kaarten bewerken
  4. Klik op de knop Volgende
  5. Zorg ervoor dat het vinkje bij kies de nieuwe waarde is uitgevinkt.
    Kerstkaart - meerdere kaarten bewerken (waarde)
  6. Klik vervolgens op Volgende en bij het weet je het zeker scherm ja.
  7. Het vinkje is nu overal uitgezet.

 


tabblad Selectie bij OrganisatieStap 1: Kerstkaart aanvinken
De eerste stap is het bepalen wie je een kaart wil sturen. Wil je één kaart per Organisatie, wil je individuele Werknemers (ook) een kaart sturen of alleen Personen (thuisadres)? Op elke van deze plekken (Organisaties, Werknemers en Personen) hebben we een kerstkaart vinkvakje gemaakt. Deze staat op het tabblad Selectie. Voor alle Organisaties, Werknemers of Personen die je een kaart zou willen sturen, zet je het kerstkaart vinkje aan.

Wil je kaarten sturen naar Werknemers van een groep Organisaties, bijvoorbeeld “klanten”? Selecteer (of maak een Verzameling) van die Organisaties en gebruik de Actieknop in de bovenbalk en kies Selectie maken > Selecteer Werknemers. Er wordt dan een nieuwe Verzameling gemaakt van de Werknemers van de Organisaties die je had geselecteerd. Vervolgens kan je het onderstaande uitvoeren.
Wil je álle Organisaties, Personen en/of Werknemers een kaart sturen (of heb je al een Verzameling gemaakt) dan zou je ook de voorbereidingsstap kunnen uitvoeren, waarbij je bij stap 4 kiest om het vinkje in te schakelen. Op die manier kun je het vinkje bij alle kaarten aanvinken zonder elke kaart los te hoeven bewerken.

 


Stap 2: Maak verzameling
Als voorbeeld nemen we Organisaties, maar het werkt hetzelfde voor personen of werknemers: Maak een Verzameling van alle Organisaties die het kerstkaart vinkje hebben ingeschakeld. Wil je meer weten over hoe je een Verzameling maakt, bekijk dan onze faq. Hieronder een verkorte uitleg.

  1. Ga in de Boomweergave naar Organisatie en klik er met de rechtermuisknop op
  2. Kies vervolgens voor Nieuwe verzameling
    NIeuwe Verzameling maken bij Organisatie
    Dit kan ook met de Sneltoets F3
  3. In het Verzamelscherm dat dan opent, klik je op de knop Geavanceerd in de rechter onderhoek
  4. Kies bovenaan bij de eerste kolom voor het veld kerstkaart
  5. Vink onderaan het vakje in de kolom van kerstkaart aan.
    Verzameling op kerstakaartvinkje
    Je zult zien dat alle kaarten worden gefilterd zodat er alleen nog kaarten over zijn met kerstkaart = Ja.
  6. Klik vervolgens op de knop Oké
  7. Vul een naam in voor de nieuwe Verzameling, bijvoorbeeld Kerstkaarten en klik weer op de knop Oké.
    De Kerstkaart Verzameling een naam geven
  8. Er is nu een Verzameling met alle kaarten die het vinkvakje kerstkaart hebben aangevinkt.

 


Stap 3: Etiketten

Maak Etiketten van deze Verzameling. Deze etiketten kan je direct gebruiken om op de kerstkaarten of enveloppen te plakken.

  1. Klik op het print icoon: Printknop in Alexion CRM
  2. Kies bijvoorbeeld het printrapport Etiketten 2×7 Avery L7163
  3. Selecteert Verzameling bij kaarten
    Printscherm - Verzameling kiezen
  4. Klik vervolgens op Afdrukvoorbeeld
  5. In het nieuwe geopende scherm kun je alle adressen zien van alle kaarten uit de verzameling.
    Adresetiketten bij Organisatie
PS je kan ook een van de adreslijsten printoverzichten kiezen om een overzicht te krijgen van alle adressen (voordat je etiketten gaat printen).
Tip! Als je gedurende het jaar tijdens het aanmaken van een organisatie, persoon of werknemer het kerstkaart vinkje alvast aanvinkt, kost dat minder tijd in december