How-to: Rechtenbeheer in Alexion CRM

Alexion CRM kan je met meerdere medewerkers tegelijk gebruiken. Soms wil je niet dat iedereen alles kan doen of aanpassen of wil je ze beschermen tegen per ongeluk dingen aanpassen. Met de Rechtenbeheermodule kan je ervoor zorgen dat je meer controle krijgt over wat gebruikers kunnen doen. Daarom leggen we je in deze How To uit hoe je het Rechtenbeheer kan instellen en gebruiken.

De Rechtenbeheermodule

Om gebruik te maken van het Rechtenbeheer moet je de Rechtenbeheermodule hebben. Deze is onderdeel van het PREMIUM pakket maar kan ook separaat worden bijbesteld voor € 25,- per licentie per jaar.

Weet je niet zeker of je deze module hebt: via menu Extra > Licentiebeheer, kan je zien welke modules je hebt.

Wil je de rechtenmodule uitproberen? Neem dan gerust contact met ons op.

Rechten instellen

Via menu Extra > Rechtenbeheer, kan je het Rechtenbeheerscherm openen.

Je kan rechten op verschillende manieren instellen voor de gebruikers.

Deze kan je instellen:

• per individuele Gebruiker
• door groepen aan te maken en hieraan gebruikers te koppelen
• of een combinatie van bovenstaande: per Gebruiker kan je dan weer uitzonderingen maken op de standaard groepsrechten

Aanbeveling: Het werken met Standaard groepen is sterk aan te bevelen omdat dit veel tijd kan schelen én omdat je daarnaast altijd op individueel niveau uitzonderingen kan maken.

Groepen aanmaken

Je kan voor verschillende soorten gebruikers een aparte groep aanmaken. Bijvoorbeeld een groep voor administratie, werkplaats of een andere afdeling. Je kan een gebruiker maar aan één groep toevoegen.

1. Klik hiervoor in het rechtenbeheerscherm onderaan op de knop Nieuwe groep
2. Vul de naam in van de groep en klik op Oké
   
3. Selecteer hierna linksboven de zojuist aangemaakte groep
4. Je kan nu rechtsonder het Standaard groepsrecht instellen, dit bepaalt wat de groep standaard mag doen als basis voor alle in te stellen rechten
5. Vervolgens kun je midden-boven onder Rechten per onderdeel instellen wat deze groep wel/niet mag doen.
   Hierbij hoef je alleen de onderdelen te veranderen die een uitzondering zijn op het standaardrecht.
   Heb je bijvoorbeeld het standaardrecht op “niet toestaan” gezet. Dan moet je alle onderdelen aanvinken die de groep wél mag doen.
   
   Standaard zul je zien dat alle onderdelen licht grijs zijn. Dit betekent dat ze niet specifiek zijn ingesteld en daardoor het standaard recht overnemen. Door er op te klikken kan je deze instelling wijzigen.
6. Als je alle onderdelen hebt ingesteld, kun je de wijzigingen opslaan door rechtsonder op de Oké-knop te klikken

Gebruiker toevoegen aan groep

Een gebruiker kan op je meerdere manieren aan een groep toevoegen.

1. Als je een Gebruiker selecteert uit de lijst met Gebruikers, zal klikken op de knop Voeg Gebruiker toe aan groep je vragen aan welke groep je de geselecteerde Gebruiker wil toevoegen
2. Als je een groep selecteert uit de lijst zal de knop Voeg Gebruiker toe aan groep vragen welke Gebruiker je aan de geselecteerde groep wilt toevoegen.

Een Gebruiker kan je maar aan een groep toevoegen.

Uitzondering toevoegen aan Gebruiker

Naast het gebruik maken van groepen om rechten toe te kennen aan Gebruikers, kan je ook aan losse Gebruikers rechten toekennen.

Zoals eerder aangegeven kan je ook een combinatie van beide gebruiken. Door een Gebruiker in een groep te zetten en daarna uitzonderingen te maken voor de specifieke Gebruiker.

Voorbeeld: een Gebruiker zit in een groep waarbij het recht om Notities aan te maken is uitgeschakeld. Deze ene Gebruiker wil je wél Notities laten aanmaken maar verder alle andere rechten hetzelfde houden. Dan kun je voor die ene Gebruiker het recht inschakelen om Notities te maken. Dit doe je op dezelfde manier als bij het toekennen van rechten aan een groep. Alleen selecteer je dan de betreffende Gebruiker.

Kan je een instelling niet vinden of heb je andere vragen? Neem dan gerust contact met ons op!