digitaal onderteken met alexion crm en signrequest

Contracten, werkbonnen, opdrachtbevestigingen of offertes, het zijn allemaal documenten die door klanten ondertekend kunnen of kunnen worden. Dat houdt normaal gesproken in: Printen, opsturen, scannen, archiveren etc. het kost in ieder geval een hoop moeite. Met Alexion CRM kan je documenten gemakkelijk digitaal laten ondertekenen via SignRequest. In deze howto leggen we je uit hoe je deze functionaliteit kan gebruiken.

Stap 1

Om te beginnen gaan we in Stap 1 het Sjabloon bewerken. We gaan ervoor zorgen dat de ontvanger weet waar hij moet ondertekenen. Hiervoor gaan we een tekst toevoegen aan het Sjabloon. SignRequest zal daar vervolgens automatisch een vak van maken waar de ondertekenaar een handtekening kan invullen. Het enige wat je hoeft te doen is in witte text: [[s|0]] toevoegen.

signrequest handtekening

Wil je meer weten over het opmaken van de tekst of andere opties van SignRequest? Lees dan onze FAQ

 

Stap 2

Bij elke SignRequest die je verstuurd, kan je een e-mailbericht typen. In dit bericht kan je bijvoorbeeld aangegeven wat de ontvanger gaat ondertekenen of de stappen die moeten worden doorlopen. Dit kan je natuurlijk handmatig bij elke aanvraag doen, maar je kan bij het Sjabloon ook een standaard e-mailbericht typen.

Bij elke document die je vervolgens baseert op dit Sjabloon wordt dan automatisch dit bericht ingevuld en kan nog aangepast worden.

Om het standaard e-mailbericht op te stellen, ga je naar het tabblad SignRequest bij het Sjabloon in Alexion CRM. Typ vervolgens een bericht in het veld. Hier kan je gebruik maken van variabelen om te zorgen dat het bericht automatisch gepersonaliseerd wordt. Op deze manier kan je heel makkelijk bijvoorbeeld de naam laten invullen door gebruik te maken van de variabele {aanhef}

SignRequest standaard e-mail bericht

Lees meer informatie over het standaard bericht in onze FAQ.

Stap 3

De laatste stap is het aanpassen van instellingen in Alexion CRM. Ga hiervoor naar het tabblad SignRequest in de instellingen (via menu Extra > Instellingen > tab: SignRequest).

Vink het vakje “SignRequest demo” aan zodat je naar hartenlust kunt testen. Je kan dan alle functionaliteit rustig uitproberen zonder dat je kosten hoef te maken, het enige verschil is dat er automatisch een watermerk over het document worden geplaatst.

Vul eventueel het “van-emailadres” en “van-naam” veld in. Controleer daarnaast of de vink-vakjes “Verstuur herinneringen” en “Verstuur CC naar mezelf” zijn ingeschakeld. Als je alles naar wens hebt aangepast kan je de instellingen opslaan.

signrequest instellingen alexion crm

Versturen

Nu dat we alles hebben ingesteld, kunnen we een document digitaal gaan laten ondertekenen. Hiervoor hoeven we alleen een Document te maken die gebaseerd is op het Sjabloon dat we eerder hebben aangepast. Als je dit Document hebt gemaakt, kun je op de SignRequest knop signrequest knopje klikken om de aanvraag te versturen.

Dit kan vanaf Organisatie, Persoon of Werknemer. In het SignRequest dialoog zullen enkele onderdelen automatisch worden ingevuld. Zo worden het e-mailadres en telefoonnummer automatisch gevuld vanuit de Organisatie/Persoon/Werknemer. Het documentonderwerp zal automatisch overgenomen worden en ook het eerder ingestelde e-mailbericht. Je hoeft nu alleen even te controleren en op de Oké knop te klikken om de aanvraag te versturen.

Vervolgens zal het document automatisch worden omgezet naar een PDF bestand en geüpload naar SignRequest.

De ontvanger zal een e-mailbericht ontvangen met de vraag om het document te lezen en ondertekenen. Zodra dit is gebeurd krijg jij én de klant een bericht dat het document is ondertekend. Op dat moment hoef je in Alexion CRM alleen nogmaals op de SignRequest knop signrequest knopje te klikken om automatisch het ondertekende document op te halen. Vervolgens zal het originele Document altijd verwijzen naar het ondertekende document.

Daarnaast kan je op elk moment in Alexion CRM op de SignRequest knop signrequest knopje klikken om meer informatie over de ondertekening te lezen of om bijvoorbeeld het ondertekenlog te bekijken.

Wil je meer informatie over de SignRequest koppeling? Lees dan onze FAQ.

Wil je SignRequest voor het echt gebruiken? Neem dan contact met ons op om de definitief te activeren. Hiervoor krijg je dan een unieke API sleutel.