Documenten

We sturen met z’n allen veel Documenten over en weer. Al deze Documenten wil je graag bewaren op één plek waar je ze makkelijk kan terugvinden. In Alexion CRM kun je op verschillende manieren deze Documenten maken, opslaan, scannen en importeren. In deze HowTo laten we zien hoe en waar je dat kan doen.

Welke soorten Documenten?

In Alexion CRM hebben we verschillende typen documenten.

  1. Een correspondentie document: Dit zijn bijvoorbeeld brieven, mailtjes, offertes, facturen
  2. Overige documenten: Dit zijn alle andere documenten, zoals tekeningen, handleidingen, berekeningen

 

1. Correspondentie

Correspondentie kun je op verschillende manieren maken en importeren. Al deze functies vind je op het tabblad Documenten van Organisatie, Persoon of Project.

Alexion CRM tabblad Documenten bij Persoon

Via Maatwerk is nog veel meer mogelijk

Bijvoorbeeld het automatisch importeren van Documenten
Neem voor meer informatie vrijblijvend contact met ons op

 

2. Overige Documenten

Bij overige Documenten ben je niet gebonden aan Sjablonen. Bij elke Organisatie, Persoon of Project kun je een eigen map instellen. Deze map kan je eenvoudig vanuit Alexion CRM openen door op het map-icoontje te klikken.
In deze map kan je nu zelf dan Documenten toevoegen, verwijderen of bewerken. Alexion CRM weet alleen dat deze map bestaat, maar doet hier zelf niets mee. Je hebt dus alle vrijheid 🙂

Via een knop in het CRM, kun je de betreffende map openen. Op deze manier hoef je niet zelf in de Verkenner op te zoeken, maar kun je deze heel simpel openen vanuit Alexion CRM.

Alexion CRM Persoonlijkemap

Ook is het mogelijk om deze persoonlijke map te koppelen met je DropBox of OneDrive account. En omdat de map relatief kan worden ingesteld, kan iedereen binnen de organisatie er bij. Hiervoor moet je een basismap instellen zodat Alexion CRM in deze basismap de juiste Persoonlijke map kan vinden.

Lees meer over het instellen van de persoonlijke basismap in onze FAQ of blogpost.

 

Er is nog meer mogelijk met correspondentie

Met gemaakte correspondentie zijn er nog meer dingen mogelijk.

  • Verstuur het Document als een beveiligde/versleutelde mail
    Dat is van belang bij het versturen van privacy gevoelige documenten.
    Lees meer in onze FAQ

  • Maak meerdere versies van een Document aan
    Dat is bijvoorbeeld handig als je een gemaakte Offerte wilt aanpassen zonder dat je de vorige versie kwijt wil raken.
    Via de kopie knop kan je een nieuwe versie van een document maken.
    Via de versie knop kan je eerdere versies bekijken.

  • Verstuur een digitale overeenkomst of contract ter ondertekening
    Via SignRequest kan je een document, overeenkomst of contract versturen om digitaal te laten ondertekenen door de klant.
    Klik hiervoor op de SignRequest signrequest knopje knop. Lees meer over SignRequest in onze FAQ.

  • Een Word Document omzetten naar een PDF Document
    Via de PDF knop kan je een Word document gemakkelijk naar een PDF omzetten. Als je die dan naar een klant stuurt dan die het document niet (stiekem) aanpassen.