HowTo: Opruimen voor het komende jaar

Het is bijna het einde van een woelig jaar, want 2020 leek op sommige momenten wel eeuwig te duren. Maar nu is het bijna zo ver, 2021 is in aantocht. Tijd voor een schoonmaakmoment om het nieuwe jaar goed te  beginnen met een up-to-date Alexion CRM. In deze HowTo leggen we uit hoe je, met verschillende acties, verzamelingen en selecties, Alexion CRM helemaal klaar kan maken voor 2021.

Tip: Kaarten verwijderen en terugzetten

Je kan in Alexion CRM een kaart verwijderen. De gegevens zijn dan niet echt verwijderd. Je kan, via onze speciale prullenbak modus, de verwijderde kaarten gewoon weer terughalen. Kaarten kunnen we wel terughalen, maar verwijderde documenten niet. Als de vraag komt of je documenten wil verwijderen en je weet niet zeker of je deze later nog een keer nodig hebt, kun je de documenten beter laten staan. Lees meer over het terugzetten van kaarten in onze FAQ.

Stap 1: Verwijderen van “nooit bewerkte kaarten”

Soms maak je een nieuwe kaart aan voor een potentiële klant of prospect maar gaat het toch niet door. Dit kan leiden tot een hoop Organisatie- of Persoonskaarten die niet meer nodig zijn. Deze kaarten zijn dan wel aangemaakt, maar nooit verder aangepast. Via de actie “Selecteer onbewerkte kaarten” kan je deze kaarten gemakkelijk Selecteren. Waarna je deze kunt bekijken, aanvullen of verwijderen.

Deze optie vind je onder de Actie knop > “Controles uitvoeren” bij onder andere Organisaties, Personen en Projecten. Lees alles over deze actie in onze FAQ.

Er zijn een aantal opties in dit scherm waardoor je nog specifieker kan selecteren

• Je kan een datum aangeven waarvoor er gezocht gaat worden naar kaarten, dus bijvoorbeeld kaarten die minimaal 5 jaar oud zijn
• Je kan aangeven dat je ook alle kaarten wilt hebben die alleen op de dag van aanmaken zijn bewerkt maar verder niet

Stap 1.2: Verwijderen van de geselecteerde kaarten

Als je deze Actie hebt uitgevoerd, zijn alle kaarten geselecteerd die aan de opgegeven criteria voldoen. Nu kan je deze kaarten controleren om te zien of je ze echt wilt verwijderen, vink de kaarten uit die je niet wil verwijderen.

Tip: de kaarten die je niet wilt verwijderen kan je ook even bewerken en opslaan met F8 en dan F9 zodat deze kaarten bij een volgende opschoonsessie niet weer naar voren komen 🙂

Vervolgens kan je de kaarten gaan verwijderen. In Alexion CRM kan je meerdere kaarten tegelijk verwijderen via Menu: Bewerken > Geavanceerd > Wissen geselecteerde kaarten.

 

Nu dat al de onbewerkte kaarten zijn opgeruimd, kunnen we naar een volgende stap kijken.

Stap 1.3: Bewerken van de geselecteerde kaarten

Vind je kaarten verwijderen eng? Je kan ook alle belangrijke kaarten een waarde geven in bijvoorbeeld “Relatietype” of “Extra veld 1”. Vervolgens kan je een Verzameling maken van kaarten die in dat veld niets hebben staan. Op die manier krijg je gemakkelijk een Verzameling met alle niet actieve/belangrijke kaarten. En dan ga je enkel daarbinnen de “nooit bewerkte kaarten” zoeken.

Je kan meerdere kaarten tegelijk bewerken via Menu Extra > Geavanceerd > Meerdere kaarten bewerken.

Hier enkele ideeën:

• Kies bijvoorbeeld voor de waarde “N” bij “Segmentcode” voor niet actief
• Zet “Niet actief” in het extraveld 6
• Maak een Verzameling op het veld “Relatietype” op <leeg> of “bevat niet de tekst” “Klant”

Stap 2: Werknemers

Werknemers bij bedrijven veranderen constant. Je doet je best om alle gegevens up-to-date te houden: als een werknemer bij een bedrijf vertrekt, zet je netjes het vakje inactief aan. Of misschien verwijder je de werknemer zelf wel. Tijd om op te ruimen.

We beginnen door een Verzameling van alle inactieve Werknemers te maken. Klik bij Werknemers op de knop “Verzameling maken” in de bovenbalk. 

Zorg ervoor dat je de geavanceerde modus van het verzamelingenscherm ingeschakeld via de knop “Geavanceerd”

Selecteer vervolgens het veld inactief. Vink het vakje daarvan aan.

Klik vervolgens op Oké en geeft deze Verzameling een naam, bijvoorbeeld: Inactieve Werknemers.

Nu we deze Verzameling hebben gemaakt, kan je ervoor kiezen om deze kaarten definitief te verwijderen of aan te passen. Volg hiervoor dezelfde stappen als bij stap 1.2.

Alle Werknemers opgeschoond? Laten we naar de Personentabel kijken om te zien hoe je daar kan opschonen.

Stap 3: Personen

Maak je vooral gebruik van Organisaties en Werknemers? Dan kan je heel gemakkelijk de Personentabel opschonen. We hebben namelijk een actie gemaakt om “alle Personen zonder Organisatie” te Selecteren, je vindt deze onder de Actie knop > Selecties Maken.

Er wordt dan een nieuwe Verzameling gemaakt met hierin geselecteerd de Personen zonder een Organisatie. Loop de lijst nog even door, deselecteer de kaarten die je wilt behouden.  Gooi dan alle overige geselecteerde kaarten weg, via menu Extra > Geavanceerd > Wissen geselecteerde kaarten.

Daarnaast kun je enkele controles uitvoeren om te zien of je dubbele kaarten hebt. Zo is er de Actie “Zoek naar dubbele e-mail adressen binnen deze Tabel”. Deze vind je onder de Actieknop en dan “Controles uitvoeren”. Deze acties maken, net zoals bij selecties maken, een nieuwe Verzameling met daarin alle dubbele kaarten. Op deze manier kan je heel makkelijk alle kaarten langslopen om te controleren op dubbele kaarten.

 

Stap 4: Projecten

Nu je al een stuk hebt opgeruimd, kan het voorkomen dat dochterkaarten, zoals koppelingen naar Organisaties en Personen, niet verwijderd zijn. Om te controleren of deze nog kloppen kan je bij Projecten de Actie “Selecteer kaarten met koppeling naar verwijderde kaart” gebruiken. Op deze manier worden er nieuwe Verzamelingen gemaakt met hierin alle Projecten met een ongeldige koppeling naar Personen, Organisaties en Gebruikers.

Nu kan je kiezen wat je met die ongeldige koppelingen wilt doen: Project Verwijderen of de koppeling aanpassen of leeghalen.

 

Stap 5: Notities

Het gebruik van Notities is een mooie manier om (klant) historie op te bouwen en herinneringen te maken zodat je niets vergeet. Maar je kan ook een heleboel onafgeronde Notities overhouden. Om het jaar met een schone lei te beginnen, wil je natuurlijk geen taken overhouden. Maak daarom een Verzameling bij Notities (In de Boomweergave onder Overige tabellen).

Klik hiervoor op de Verzameling maken knop

Kies vervolgens voor de knop “Onafgerond” aan de linkerkant van het verzamelscherm,

Klik daarna op Oké om de Verzameling op te slaan.

Loop deze Verzameling na en Selecteer alle kaarten die je wilt afronden. Dat doe je door een vinkje te zetten in de Lijstweergave.

Ga vervolgens naar menu: Extra > Geavanceerd > Meerdere kaarten bewerken. Kies voor het veld “status” en klik vervolgens op de knop “Volgende”.
Kies als nieuwe waarde “Afgerond” en klik op knop “Volgende”. Als laatste klik je op “Ja” om alle Notities bij te werken.

Stap 6: Verzamelingen ordenen in Mapjes

Een mooie manier om gegevens te organiseren, is door gebruik te maken van Verzamelingen. Deze kan je vanaf versie 7.0 heel makkelijk in Mapjes ordenen.

Maak bijvoorbeeld een Verzameling met alle Projecten uit 2019 en zet die in een mapje met Archief. Daarin kan je ook de Verzameling van Projecten uit 2018 en eerder zetten. Op die manier krijg je heel makkelijk overzicht.

Wil je weten hoe je een Verzameling maakt op jaar van aanmaken? Op het tabblad Logboek staan onderaan twee velden: “Aangemaakt” en “Aangepast”. Als je daarop klikt en kiest voor Shift + F3 dan kan je het jaartal invullen, bijvoorbeeld 2019, en krijg je alle in 2019 aangemaakte of gewijzigde Projecten te zien. Als je vervolgens ook de kolom “afgerond” kiest en onderaan aanvinkt, krijg je een Verzameling van alle in 2019 aangemaakte Projecten te zien die Afgerond zijn.

 

TIP: Mapje maken? Klik met de rechtermuisknop in de Boomweergave op Project en kies voor “Map maken”

Nu kan je dit mapje gebruiken om een Verzameling naar toe te slepen 🙂

Meer weten over verzamelingen in mapjes? Lees ons nieuwsbericht over mapjes bij verzamelingen.