HowTo – Outlook e-mail importeren

Belangrijke informatie wordt vaak op verschillende plekken opgeslagen. In documenten, Excel-bestanden, Alexion CRM, notities, maar bijvoorbeeld ook in e-mails. Soms zijn die e-mails zo belangrijk dat je ze snel wilt vinden en veilig(er) wilt bewaren. Daarom kan je ze importeren in Alexion CRM. In deze HowTo leggen we uit hoe je dat doet.

Er zijn twee manieren waarop je Outlook e-mails kan inlezen:

1. Vanuit Alexion CRM
2. Vanuit Outlook

1. Importeren van Outlook e-mail (vanuit Alexion CRM)

Bij het inlezen van e-mail worden ook de eventuele bijlagen ingelezen. De Outlook-koppeling met Alexion CRM is alleen mogelijk met de desktop-versie van Microsoft Office Outlook.

Heb je een e-mail die je wil importeren? Volg dan onderstaande stappen.

Stap 1: Ga naar de Organisatie, Persoon, Project of Werknemer waarbij je de e-mail wil importeren.

Stap 2: Ga naar het Documenten-tabblad.

Stap 3: Klik onderin op de groene knop met pijl en kies voor de optie: Outlook.
De optie Outlook niet te zien? Volg dan de stappen om de Outlook-koppeling in te schakelen.

Je Postvak IN wordt nu opgevraagd.

Stap 4: Kies vervolgens de e-mail die je wil importeren in het dialoogvenster en klik op Oké.

Tips

• Je kan meerdere e-mails tegelijk importeren door de CTRL- of SHIFT-toets te gebruiken.
• Heb je bij de Organisatie, Persoon of Werknemer een e-mailadres ingevuld dan kan het dialoogvenster automatisch deze e-mails filteren met dat e-mailadres. Klik op de knop Filter Aan aan de rechterkant om dit aan te zetten. Deze optie kan je ook standaard aanzetten, dat doe je via menu Extra > Instellingen > tab: Outlook > Importeer Outlook e-mail > vinkje aanzetten: Filter op e-mail adres tijdens importeren.
• Maak je in Outlook gebruik van een Gelezen map? Dan kan je die ook in het Instellingenscherm opgeven. Op die manier worden de ingelezen e-mails direct ook in Outlook verplaatst naar deze Gelezen map.
• Daarnaast vind je midden-onderaan het scherm enkele knoppen om een andere map binnen Outlook te kiezen. Standaard zal Postvak IN worden weergegeven.

Stap 5: Pas eventuele gegevens aan en klik op Oké.

Stap 6: De e-mail wordt in Alexion CRM opgeslagen. Je hoeft hem niet meer in Outlook te bewaren. Als je het document opent, zal deze als Outlook e-mail worden weergegeven. Op die manier kan je ook de bijlagen van de e-mail bekijken.

2. Importeren van Outlook e-mails (Archiveren vanuit Outlook)

Naast de mogelijkheid om vanuit Alexion CRM e-mail te importeren, is het ook mogelijk om dit rechtstreeks vanuit Outlook te doen. Hiervoor heb je wel een speciale versie van Alexion CRM nodig met ondersteuning voor het archiveren van e-mails vanuit Outlook. Heb je interesse? Neem dan contact met ons op.

In Outlook zal er een knop beschikbaar gemaakt worden voor het archiveren.

Klik op deze knop om de geselecteerde of geopende e-mail te archiveren naar Alexion CRM. Dit kun je op elk moment doen, hiervoor hoeft Alexion CRM niet open te staan. Je kan op een later moment alle gearchiveerde e-mails verwerken in Alexion CRM.

In Alexion CRM zal automatisch het E-mail import-scherm worden geopend, als er e-mails vanuit Outlook klaar staan. Via dit dialoogvenster kun je de e-mailtjes koppelen aan de betreffende Organisatie of Persoon.

Stap 1: Dubbelklik in bovenstaand scherm op een e-mail om deze te importeren.

Stap 2: Kies vervolgens bij wie deze e-mail hoort. Het dialoogvenster zal automatisch zoeken naar een kaart met het e-mailadres van de afzender.

Aan de bovenkant van het scherm kan je het onderwerp van het te importeren Document aanpassen.

Via de zoekoptie aan de onderkant van het scherm kan je ook zelf zoeken naar een Organisatie, Persoon, Project of Werknemer.

Stap 3: Klik op de OK knop om de e-mail te importeren en te koppelen aan de betreffende kaart in Alexion CRM.

Inschakelen Outlook-koppeling

Als je voor de allereerste keer Alexion CRM opstart, zal de vraag komen of je Outlook gebruikt. Dit zorgt ervoor dat er op verschillende plekken in het programma de Outlook-opties worden getoond. Als je deze opties niet ziet, betekent dit dat de Outlook-koppeling niet is ingeschakeld. Om deze in te schakelen volg je onderstaande instructies.

LET OP: Voor deze mogelijkheden moet Microsoft Office Outlook ingesteld en geïnstalleerd zijn op je computer.

Stap 1: Open het Instellingenscherm via menu Extra > Instellingen

Stap 2: Ga naar het tabblad Outlook

Stap 3: Schakel het vinkje Outlook niet gebruiken uit

Stap 4: Klik op Oké om deze instellingen op te slaan. Vervolgens moet je Alexion CRM opnieuw opstarten om deze wijzingen door te voeren. Je zult nu op verschillende plekken een Outlook-optie of -knop vinden.

Importeren uit andere map dan Postvak IN

Wil je dat Alexion CRM standaard uit een andere map dan Postvak IN van Outlook de e-mails importeert?
Dan kun je dit aangegeven in de Instellingen.

Stap 1: Open het instellingenscherm via menu Extra > Instellingen

Stap 2: Ga naar tabblad Outlook

Stap 3: Klik op de ... knop achter het veld Postvak In onder Importeer Outlook e-mail

Dit kan even duren als je veel mappen hebt gemaakt in Outlook. Een moment geduld aub…

Stap 4: Kies vervolgens voor de map waaruit je de e-mails wilt importeren.

Stap 5: Daarnaast kan je kiezen voor een map waar je de ingelezen e-mails naar wilt verplaatsen nadat ze in Alexion CRM zijn ingelezen. Dat doe je onder de Gelezen optie

Stap 6: Klik vervolgens op Oké om deze instellingen op te slaan.