HowTo: Selecteren bij Organisaties
Selecteren en Verzamelen is een van de meeste belangrijke functies van Alexion CRM. Je kan op verschillende manieren lijsten maken van bedrijven maar ook van bijvoorbeeld hun werknemers of projecten. In deze HowTo leggen we je uit hoe je op verschillende manieren kunt Selecteren en Verzamelen bij Organisaties.
We gaan dieper in op de volgende punten:
Verzamelen op een eigenschap van een Organisatie
Je kan heel makkelijk verzamelingen maken van een organisaties. Hierbij geef je aan op welke eigenschap je een verzameling wil maken. Dit kunnen meerdere dingen zijn en daardoor kan je het zo complex maken als je zelf wil. Je kan op alle eigenschappen van een organisatie een verzameling maken, behalve dochterkaarten (zoals documenten, kenmerken, notities & projecten). Verzamelingen worden automatisch bijgewerkt als je een organisatie bijwerkt, en zijn dus altijd up-to-date. Daarnaast blijven verzameling altijd bestaan.
We gaan een voorbeeld verzameling aanmaken van alle organisaties uit Groningen.
Stap 1. Klik met de rechtermuisknop in de boomweergave bij Organisaties.
Stap 2. Kies voor: nieuwe Verzameling.
Stap 3. In het geopende scherm vullen we bij “Postcode woonplaats” Groningen in. Klik op Oké.
Stap 4. Vul een naam in voor de nieuwe verzameling. Klik op de Oké knop
Stap 5. Bekijk de nieuwe Verzameling. Deze is te vinden in de Boomweergave.
Wil je meer weten over geavanceerd verzamelen, lees dan onze FAQ. Hier worden de verschillende zoekcriteria uitgelegd en hoe je de kolommen kan veranderen.
Selecteren met de hand
Naast Verzamelingen kan je ook Selecties maken. Dit is een kleine tijdelijke groep waarop je bijvoorbeeld acties kan uitvoeren of een printrapport op kan maken. Selecties maak je in de meeste gevallen met de hand. Er zijn Acties die een Selectie voor jou kunnen maken, hier later meer over. Selecties zijn altijd statisch, dit betekend dat je ze zelf moet aanvinken. Ze worden niet automatisch bijgewerkt.
Stap 1. Klik op het vink vakje voor de naam in de lijstweergave van organisatie
Onderaan het programma zie je hoeveel kaarten er zijn geselecteerd: “Kaart 6 van 188 (3 geselecteerd)”
“Geselecteerde Lijstweergave” gebruiken om alleen de geselecteerde kaarten te bekijken. Zo wordt de lijst overzichtelijker. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een lijst wil maken met klanten die je wilt bellen. Je kan ze dan uitvinken als je ze hebt gehad en ze zullen dan niet worden weergegeven in de Lijstweergave.
Actie: Selecteren van Projecten
Er is een Actie gemaakt zodat je Projecten kan Selecteren van een bepaalde Organisatie(s). Je kan Projecten selecteren voor de hele Verzameling of de actieve Selectie van Organisaties. De Actie maakt een nieuwe Verzameling bij Projecten waarin de kaarten met als opdrachtgever de geselecteerde Organisaties zijn geselecteerd. Deze Actie selecteert de kaarten éénmalig en wordt niet automatisch bijgewerkt. Om de Selectie Projecten “bij te werken” moet je de Actie opnieuw vanuit Organisaties uitvoeren.
Stap 1. Klik op de Actie knop, kies vervolgens voor “Selecties maken” -> “Selecteer Project kaarten”
Stap 2. Kies voor “Actieve Selectie” om alle Projecten te vinden voor de geselecteerde Organisatie(s).
Kies voor “Huidige Verzameling” om alle Projecten te vinden voor alle Organisaties in de Verzameling.
Klik op Oké om je keuze te bevestigen.
Stap 3. Er is een nieuwe Verzameling aangemaakt bij Projecten “Selectie 1” met hierin de betreffende Projecten geselecteerd.
Actie: Selecteren van Werknemers
Je kan automatisch alle Werknemers van een Organisatie laten Selecteren. De Actie maakt net zoals bij “Automatisch selecteren van Projecten” een nieuwe Verzameling aan met hierin de Selectie van de Werknemers. Ook deze Actie Selecteert de kaarten éénmalig en wordt niet automatisch bijgewerkt. Om de Selectie Werknemers bij te werken moet je de Actie opnieuw bij Organisaties uitvoeren.
Stap 1. Klik op de Actieknop, kies vervolgens voor “Selecties maken” > “Selecteer Werknemers”
Stap 2. Kies welke werknemers je wilt selecteren, bijvoorbeeld “Alle actieve werknemers”. Klik op Oké.
Stap 3. Kies voor “Actieve Selectie” om alle Werknemers te vinden voor de geselecteerde Organisaties.
Kies voor “Huidige Verzameling” om alle Werknemers te vinden voor alle Organisaties in de huidige Verzameling.
Klik op Oké
Stap 4. Er is een nieuwe Verzameling aangemaakt bij Werknemers “Selectie 1” met hierin de Werknemers geselecteerd die bij de Organisatie(s) horen.
Actie: Selecteren van Organisaties zonder Werknemers
Je kan een Selectie maken in Organisatie van alle Organisaties die geen Werknemers hebben.
Stap 1. Klik op de Actie knop, kies vervolgens voor “Selecties maken” -> “Selecteer Organisaties zonder Werknemer(s)”
Stap 2. Kies waar er moet worden gezocht, bijvoorbeeld binnen de verzameling of selectie.
Kies vervolgens waar het resultaat moet worden laten zien, bijvoorbeeld in de huidige verzameling of moet er een nieuwe verzameling worden gemaakt zoals de eerder besproken acties doen.
Klik op Oke.
Actie Selecteren: Overige mogelijkheden
Naast de hierboven uitgelegde Acties om automatisch te Selecteren, zijn er nog andere mogelijkheden om kaarten te Selecteren. Al deze Acties zijn te vinden door op de actieknop te klikken en vervolgens “Selecties maken” te kiezen. De acties werken op dezelfde manier waarbij er een nieuwe verzameling wordt gemaakt waarin de kaarten worden geselecteerd. De selectie wordt niet automatisch bijgewerkt en zal opnieuw moeten worden uitgevoerd bij wijzigingen.
Er zijn Acties om bijvoorbeeld:
- Op een Kenmerk te Selecteren
- Op MailChimp te Selecteren
- Op een bepaalde afstand te Selecteren
- Onbewerkte kaarten
