HowTo – Urenregistratie

Het invoeren en factureren van de juiste aantal uren kan ingewikkeld zijn. In Alexion CRM kan je uren bijhouden én factureren via SnelStart. In deze HowTo laten we je zien hoe je dat doet.

Inschakelen

Voordat je uren kan gaan bijhouden, moet je eenmalig de Urenregistratie inschakelen. Dit kan heel makkelijk via menu Instellingen op het tabblad Algemeen. Activeer de optie Urenregistratie inschakelen door het vinkje áán te zetten. Sla vervolgens de instellingen op en start Alexion CRM opnieuw op.

Op verschillende plekken zoals bij Organisatie, Persoon en Project is er nu een nieuw tabblad Uren te zien.

Toevoegen van Uren

Nadat je de urenregistratie hebt ingeschakeld, kan je de urenkaart gaan invullen. Op de urenkaart geef je aan je welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd en hoe lang er is gewerkt.

Dit kan op alle plekken waar je het Uren-tabblad ziet. Bijvoorbeeld vanuit Gebruikers:

1. Ga naar jouw Gebruikerskaart.
   • Ga hiervoor naar Gebruikers in de Boomweergave
2. Klik op het tabblad Uren
3. Klik op de “+ knop” voor het aanmaken van een nieuwe Urenkaart
   
4. Werk je met Projecten? Kies een Project waar de gemaakte uren betrekking op hebben. Dit is nodig om te kunnen factureren (!)
   Werk je niet met Projecten? Vanaf Alexion CRM online 7.4 is het mogelijk om te factureren zonder deze te hoeven koppelen aan een Project.
   Tip: werk je met versie 7.0 of 7.2: Maak dan bijvoorbeeld een Doorlopende werkzaamheden-Project aan voor elke klant. Daar kan je dan de gemaakte uren op bijhouden.
5. Vul vervolgens het aantal uur in.
   Dit kan je op twee verschillende manieren invullen:
   • Je kan aangegeven hoe lang de activiteit heeft geduurd door alleen het Aantal uren in te vullen
   • Of je kan een begin- en eindtijd opgeven, automatisch wordt dan het Aantal uren voor je berekend
     
6. Vul vervolgens de activiteit in. Dit is een korte, bondige beschrijving van wat je hebt gedaan. Meer informatie kan je in de opmerkingen kwijt.
   Vul bijvoorbeeld in Onderhoud CV-ketel bij Activiteit en
   meer informatie in zoals Vervangen brander ring bij de Opmerkingen.
7. Als je de uren wilt factureren, moet je nog even controleren of Status wel op Declarabel staat
8. Klik als laatste op de Oké knop om op te slaan

Heb je meerdere werkzaamheden op een dag en wil je deze aan verschillende klanten factureren, dan moet je voor elk item een Urenkaart aanmaken.

Uren-rapport

Nadat je alle Uren hebt ingevuld, kan je gemakkelijk een Uren-overzicht maken. Hierop kan je precies zien wat je hebt gedaan en hoeveel tijd je waaraan hebt besteed.

1. Klik op de Printknop bij de Gebruikerskaart
2. Kies vervolgens een van de beschikbare overzichten, bijvoorbeeld Overzicht Uren - Vorige week en deze week
   
3. Pas de periode eventueel nog aan
4. Vervolgens krijg je een overzicht van de gemaakte uren
   
   Tip! Op het tabblad Uren op de Gebruikerskaart staat ook een knop Weekrapport. Met deze knop kan je met één klik je overzicht openen.

Factureren

Nu komt het mooie: Als je alle Uren hebt ingevuld, kan je de Uren gaan factureren naar de Klant 🙂

LET OP: hiervoor heb je de aanvullende module SnelStart & Order nodig.

1. Ga naar het Project dat je wilt factureren
2. Klik op de knop Maak factuur onder de kop Financieel op het tabblad Order
   
3. Automatisch worden alle nog niet gefactureerde Uren geselecteerd: onderaan het scherm zie je hoeveel urenkaarten er gefactureerd gaan worden en voor welk bedrag
4. Je kan nog wat spelen met de datum en of je ook de Artikelen wilt factureren
5. Klik als laatste stap op de knop Naar Order en SnelStart en je factuur (order) staat klaar in SnelStart om verzonden te worden
   

   Blijft het factuurbedrag op € 0,00 staan? Dan kan het zijn dat je het Uurtarief nog niet goed hebt ingesteld op de Urenkaart.
   Meer informatie over tarieven vind je in onze beschrijving over Tarieven.

Nog vragen?
Ging dit allemaal iets te snel, of blijft het te algemeen? Wil je meer weten over de mogelijkheden van de Urenregistratie en Tarieven binnen Alexion CRM? Neem dan contact met ons op.