HowTo – Verzamelingen en Selecties – Deel 1
Verzamelingen en Selecties, het zijn de bouwstenen waarmee je alles in Alexion CRM kan organiseren en bekijken. Maar wat zijn Verzamelingen en Selecties en hoe kan je ze gebruiken?
In dit eerste deel van de howto gaan we in op het maken van Verzamelingen.
Hoofdverzameling en Verzameling
We beginnen bij het begin: Elke tabel (zoals Organisatie, Persoon, Projecten etc.) in Alexion CRM heeft een Hoofdverzameling. Hierin zitten alle kaarten die er bestaan binnen die tabel. Je kan deze Hoofdverzameling bekijken door op Organisatie, Persoon of een van de andere onderdelen in de Boomweergave van Alexion CRM te klikken.
In de Hoofdverzameling zitten dus alle kaarten.
Als je veel kaarten hebt, kan het lastig zijn om een overzicht te krijgen. Als je opzoek bent naar alle Organisaties in bijvoorbeeld Nederland, moet je elke kaart apart bekijken en dat kost (veel) tijd. Om dit te vergemakkelijken, hebben we Verzamelingen gemaakt.
Definitie: Een Verzameling is een dynamische subgroep van alle kaarten binnen de tabel of Hoofdverzameling.
Dynamisch betekent hier dat als je de waarde op de kaart aanpast, waarop de Verzameling is gebaseerd, de kaart automatisch wel/niet meer in de Verzameling zit. Een Verzameling werkt zichzelf namelijk automatisch bij en is dus altijd up-to-date.
Een Verzameling kan je herkennen aan dit icoontje 
of
Hieronder een voorbeeld van een Verzameling die we standaard meeleveren en gebaseerd is op het Relatietype-veld waarin dan de tekst klant moet staan.
Je kan Verzamelingen maken op alle velden die op de kaart staan. Je kan zelfs meerdere criteria toepassen, bijvoorbeeld: alle klanten in Nederland mét een e-mail adres.
Overzicht Verzamelingen
- Hoofdverzameling
- Bevat alle kaarten
- Verzameling
- Bevat alleen specifieke kaarten
- Jij kiest wat je in een Verzameling wilt zien
- Wordt automatisch bijgewerkt
Een Verzameling maken
Nu we weten wat Verzamelingen doen, kan je ze gaan maken. Je kan een nieuwe Verzameling maken door op de rechtermuisknop op de Hoofdverzameling te klikken en voor Nieuwe Verzameling te kiezen. Vervolgens kies je in het dialoog op welke informatie je de Verzameling wilt baseren. Je kan bijvoorbeeld kiezen op alle kaarten in Nederland of alle kaarten beginnend met een 3 in de postcode, de opties zijn eindeloos.
Tip! Wil je een Verzameling op een bepaald veld maken, dan kan je ook in de kaartweergave op het betreffende veld klikken en vervolgens sneltoets SHIFT + F3 gebruiken. Nu wordt dat veld alvast ingesteld als 1e kolom in het Verzamelenscherm.
Je kan de Verzameling specifieker maken door meer kolommen toe te voegen. Dit kan met de +/- knop aan rechterkant van het scherm.
Elke kolom die je toevoegd zorgt voor een zogenoemd "EN-filter". Dit betekent dat de regels in de Verzameling moeten voldoen aan de eerste kolom, bijvoorbeeld Woonplaats postadres bevat de tekst "GRONI" en aan de tweede kolom, bijvoorbeeld stad is Groningen.
Het is niet mogelijk om een "OF-filter" te maken zoals alle kaarten in Nederland OF in Frankrijk.
NB Je kan Verzamelingen ook in mapjes ordenen, daarmee kan je de Verzamelingen beter organiseren. Misschien had je de optie Maak nieuwe Map al gezien in het "rechtermuisknop menu" bij de Hoofdverzameling. Je kan mapjes in mapjes in mapjes in mapjes in… je snapt het wel 😉
Een Verzameling kan je in een Map zetten door hem erheen te slepen. Of maak een Verzameling direct in de Map aan door met de rechtermuisknop op Maak verzameling te klikken als je op de Map staat.
Voorbeelden
Om de bovenstaande theorie wat duidelijker te maken, hebben we hieronder een aantal voorbeelden gemaakt zodat je precies weet wat je waarvoor kan gebruiken.
Overzicht van alle Organisaties in België
In dit voorbeeld gaan we een Verzameling maken van alle Organisatiekaarten met het postland België.
- Klik op het veld land. Dit werkt alleen als je niet in bewerk-modus zit.
- Gebruik de sneltoets
SHIFT+F3 - Het verzamelingscherm opent. In de eerste kolom is land geselecteert. Klik op de
...knop onderaan de kolom - Zoek het land
België - Selecteert de regel van België en klik op
Oké - Klik nogmaals op
Oké - Geeft de Verzameling een herkenbare naam, bijvoorbeeld
Organisaties België - Je hebt nu een Verzameling van alle Organisaties uit België
Kennistest
Welke van de onderstaande regels is WAAR over bovenstaand voorbeeld?
A. Deze Verzameling wordt NIET automatisch bijgewerkt
B. Dit is een Hoofdverzameling
C. Deze Verzameling wordt WEL automatisch bijgewerkt
Het goede antwoord is: C
Overzicht van: alle leveranciers uit SnelStart in Nederland
In dit voorbeeld gaan we een Verzameling maken met alle Organisatiekaarten die als leverancier in SnelStart zijn aangemerkt en het postland Nederland hebben.
- Klik met de rechtermuisknop op Organisatie. Kies voor
Nieuwe Verzameling - Zet de geavanceerde modus aan door onderin op de knop "Geavanceerd" te klikken
- Kies nu het veld
ss_leverancierbovenaan in de eerste kolom. - Zet onderaan de kolom het vinkje: aan
- Kies vervolgens in de tweede kolom (bovenaan) het veld
id_post_land - Klik onderaan op de
...knop in de tweede kolom - Zoek het land
Nederland. Klik op de regel van Nederland en klik opOké - Klik nogmaals op
Oké - Geef de Verzameling een herkenbare naam, bijvoorbeeld
Leveranciers NL - Je hebt nu een Verzameling van alle leveranciers in Nederland
Tip! Zoals je in dit voorbeeld hebt gemerkt zijn de namen in de geavanceerde modus anders dan de namen die je ziet in het programma. Wil je weten hoe een bepaalde veld heet? Gebruik dan SHIFT+F3 op het veld om een verzameling te maken op dat veld. Schakel de geavanceerde modus in. Vervolgens zie je de naam van het veld, die je vervolgens in een andere verzameling zou kunnen gebruiken.
Kennisvraag
Welke van de onderstaande regels zijn correct?
A. ALLE kaarten uit Nederland zitten in de Verzameling
B. De Verzameling wordt AUTOMATISCH bijgewerkt
C. Er zitten 303 kaarten in deze Verzameling
Het goede antwoord is: B en C
Samenvatting
In deze HowTo hebt je kunnen lezen en hopelijk ervaren dat je veel met Verzamelinge kan doen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Maak er zoveel aan als je wilt. Organiseer ze in mapjes. Geef jouw kennis door aan je collega’s want ook zij kunnen vast goed gebruik maken van Verzamelingen. In het volgende deel van deze HowTo gaan we Selecties uitleggen.
En als je vragen hebt: je kan ons bellen of met ons chatten vanuit Alexion CRM.
