HowTo – Verzamelingen en Selecties – Deel 2

In deel 1 van de Verzamelingen en Selecties HowTo hebben we het gehad over Verzamelingen.

Deel 2 gaat over Selecties.

Recap

Laten we beginnen door even te kijken wat we hebben geleerd in deel 1.

• Hoofdverzameling
  • Deze bevat alle kaarten die er zijn van bijvoorbeeld Personen, Organisaties, Projecten, etc.
• Verzamelingen zijn er om orde te scheppen in deze Hoofdverzamelingen
  • Je kiest zelf op welke onderdelen je een Verzameling wilt maken
  • Verzamelingen worden automatisch bijgewerkt

Selecties

Soms is een Verzameling niet genoeg. Je wil bijvoorbeeld wél alle kaarten in Nederland hebben, maar een paar kaarten nét niet (om redenen die niet in Alexion CRM staan). Hier kan je dan een Selectie voor gebruiken.

Selecties zijn goed geschikt voor het doen van acties: wil je bijvoorbeeld een mailing sturen met een aanbieding? Maar niet naar die éne klant die toch te laat betaalt of die de mail al heeft gehad, dan kunnen selecties uitkomst bieden.

Selecties geven jou alle controle over welke kaarten wel en niet mee worden genomen.

Selecties zitten in een (Hoofd)verzameling. Het zijn de vinkjes die je ziet voor elke regel in de Lijstweergave. Selecties worden níet automatisch bijgewerkt. Als er een nieuwe kaart in de Verzameling bijkomt, wordt deze niet automatisch aangevinkt.

LET OP: Als de kaart buiten een Verzameling valt, wordt deze wel automatisch uitgevinkt.

Overzicht Selectie & Verzameling

• Hoofdverzameling
  • Bevat alle kaarten
• Verzameling
  • Bevat alleen specifieke kaarten
  • Jij kiest wat je in een Verzameling wilt zien
  • Wordt automatisch bijgewerkt
• Selectie
  • Zit in een (Hoofd)Verzameling
  • Jij selecteert de kaarten zelf
  • Wordt niet automatisch bijgewerkt

Selecties maken

In deel 1 hebben we een Verzameling gemaakt van "alle Organisaties in België". Nu gaan we kijken met welke kaarten we iets willen doen. In de Lijstweergave staat voor elke regel een vakje. Die kan je aanklikken en dan wordt de betreffende regel (kaart) geselecteerd. We kunnen ze allemaal gaan aanvinken behalve 1, maar dat is veel werk, andersom is makkelijker.

Klik met de rechtermuisknop in de Lijstweergave, je krijgt dan een contextmenu te zien. Hier kies je voor Selecteer alles en boem: alle kaarten geselecteerd.

Automatische Selecties

Om het Selecteren gemakkelijker te maken, hebben wij diverse Acties gemaakt die bepaalde kaarten voor jou kunnen selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld vanuit Notities alle gekoppelde Organisaties laten selecteren. Deze Actie maakt dan een nieuwe Verzameling bij Organisatie en daarbinnen zijn alle kaarten geselecteerd die een koppeling naar de betreffende Notities hebben.

Omdat het een Selectie is, worden deze geselecteerde kaarten níet automatisch bijgewerkt.

Wil je, bijvoorbeeld een maand later, een overzicht van de Organisaties gekoppeld aan bepaalde Notities hebben? Dan moet je de Actie opnieuw uitvoeren. Je krijgt dan een nieuwe Verzameling met daarbinnen een nieuwe Selectie.

Hieronder een voorbeeld vanuit Organisatie: Actie(knop) > Selecties maken > …

Selecties kan je voor veel dingen gebruiken. Heb je bijvoorbeeld een lijst met mensen die je moet nabellen? Gebruik dan ook de Selectie. Elke klant die je dan hebt gebeld, daarvan kan je dan het vinkje uitzetten.

Tip! Helemaal handig is het Laat alleen geselecteerde kaarten zien-filter . Deze knop vind je in de toolbar en filtert automatisch alle niet-aangevinkte kaarten uit het overzicht. Hierdoor hou je een compacte weergave over. En als je er een uitvinkt, wordt de lijst vanzelf kleiner. 🙂

Selecties delen

Wist je dat het mogelijk is om Selecties te delen? Via menu Bewerken > Selecties > Opslaan Selectie... kan je de Selectie opslaan, bijvoorbeeld op je Bureaublad. Deel vervolgens het bestand met je collega. Deze kan dan de selectie importeren via menu Bewerken > Selecties > Openen Selectie... De Selectie wordt uitgevoerd in de openstaande Verzameling.

Voorbeelden

We hebben weer enkele voorbeelden gemaakt om je bekend te maken met Selecties.

Verstuur een e-mailing

In dit voorbeeld gaan we een mailing sturen naar Organisaties, maar halen we bepaalde kaarten er uit door middel van een Selectie.

• Maak een nieuwe Verzameling bij Organisatie op het vinkvakje E-mailing. Zorg ervoor dat je de waarde vergelijkt met Ja (Het vakje ingeschakeld).
  
• Klik met de rechtermuisknop in de Lijstweergave. Kies voor optie Alles Selecteren.
  
• Klik in de bovenbalk op het filter Laat alleen geselecteerde kaarten zien in de bovenbalk.
• Deselecteer de klanten die je GEEN mailing wilt versturen, bijvoorbeeld jezelf of een klant die nog niet betaald heeft. Je zal zien dat die kaarten direct uit de Lijstweergave verdwijnen.
• Kies onder de Actieknop voor Maak een e-mailing (Outlook).
  
• Kies het e-mailsjabloon dat je wilt gebruiken voor de e-mailing en klik op Oké
• In het verstuur-e-mailing-scherm is automatisch Selectie gekozen bij Kies kaarten om te mailen. Alleen de geselecteerde kaarten zullen worden gemaild.
  
• Je kan nog bepaalde opties kiezen zoals
  • Duplicaten uitsluiten
  • Het onderwerp aanpassen
  • (Zelfs) het Sjabloon nog even aanpassen
  • Bijlagen toevoegen
  • Een test e-mail naar jezelf versturen om te controleren of alles inderdaad helemaal goed staat (!)
  • Kaarten Selecteren die geen e-mail adres hebben (die gaan anders niet verzonden worden en nu kan je ze nog even toevoegen)
• Alles klaar? Verstuur dan de e-mailing

Testje

Welke van de onderstaande regels is WAAR over dit voorbeeld?

A. De actie werkt altijd met de Hoofdverzameling
B. De actie maakt gebruik van de geselecteerde kaarten in de Verzameling
C. Nieuwe kaarten met het vinkvakje E-mailing worden automatisch toegevoegd aan de Selectie

Het goede antwoord is: B

Nabellen van klanten

In dit voorbeeld gaan we een overzicht maken van alle klanten die we moeten bellen, door middel van een Selectie houden we bij welke klanten nog moeten.

1. Maak een Verzameling met alle klanten met een telefoonnummer
   • Klik het telefoonnummerveld aan
   • Toets Shift + F3
   • Kies onderaan: is niet leeg
   • In de 2e kolom kan je ‘relatietype’ kiezen
   • Kies onderaan in de 2e kolom voor bevat de tekst: klant
     
   • Klik op Oké en geef de Verzameling een herkenbare naam
2. Klik vervolgens met de rechtermuisknop in de Lijstweergave en kies voor Alles Selecteren
3. Klik in de bovenbalk op de knop Laat alleen geselecteerde kaarten zien
4. Je hebt nu een overzicht van alle klanten mét een telefoonnummer. Kies een regel en bel de klant
5. Als je klaar bent met de klant, vink je het vakje voor de regel in de Lijstweergave uit
6. Bel de volgende klant

Op deze manier kan je heel makkelijk een overzicht voor jezelf maken met kaarten die je moet controleren of uitvoeren. Bekijk ook onze automatisch acties die kaarten voor je selecteren. Deze Acties vind je onder de actie knop > submenu’s Selecties maken en Controles uitvoeren.

Conclusie

In dit tweede deel hebben we gekeken naar Selecties. Je weet nu precies wat een selectie is, wat een verzameling is en hoe je deze kan gebruiken om Acties uit te voeren.