De afgelopen maanden hebben we hard gewerkt aan het verbeteren van de koppeling met SignRequest. We zijn ondertussen belandt bij “iteratie 3”. In deze iteratie hebben we onder andere ondersteuning voor SMS-verificatie en het uploaden van ID-bewijzen toegevoegd.

De derde iteratie van de SignRequest koppeling heeft ook een kleine facelift met zich mee gebracht. Het vernieuwde dialoog heeft nu een overzichtelijker opzet.

  • De gegevens van de ontvanger én de tekst van het bericht dat via SignRequest wordt verzonden, vind je aan de linkerkant.
  • De instellingen staan nu aan de rechterkant.

Alexion CRM nieuwe verzenddialoog voor SignRequest

SMS-verificatie

Het is nu mogelijk om de ontvanger te laten valideren door middel van een SMS. Voordat het contract mag worden ondertekend, wordt er dan door SignRequest gevraagd om een verificatie code. Als het een 06-nummer is wordt er een SMS verstuurd, als het een vast nummer is wordt deze gebeld en krijgt de ontvanger een gesproken bericht te horen.

Via het instellingen-vinkje “Verifieer telefoonnummer van ontvanger”, wordt het invoerveld voor het telefoonnummer actief. Hier kun je het telefoonnummer van de ontvanger inzetten. Deze moet in het internationale formaat worden ingegeven: dus voor Nederland met +31 erbij (en zonder voorloopnul).


Verplichte bijlagen

SignRequest heeft de mogelijk om bijlagen toe te laten voegen door de ondertekenaar. Hierbij kun je ook aangegeven dat deze verplicht geüpload moeten worden.

Via de vinkjes “Verplicht uploaden Legitimatiebewijs” en “Verplicht uploaden Rijbewijs”, kan je ervoor zorgen dat de ontvanger deze bijlagen moet uploaden. Zonder de bijlagen kan het contract niet ondertekend worden. De bijlagen worden opgeslagen in Alexion CRM zodat je er makkelijk bij kan.

 

Makkelijker openen

Het is daarnaast ook gemakkelijker geworden om bepaalde acties uit te voeren. De SignRequest knop bij Documenten werkt nu als een menu. Als er nog geen SignRequest is verzonden, komt automatisch het vernieuwde “Verstuur SignRequest verzoek” dialoog. Als er al wel een SignRequest is verstuurd, krijg je nu een pop-up menu met de beschikbare opties te zien.

Op deze manier kan je nog makkelijker het ondertekenlog openen of bijvoorbeeld de bijlagen bekijken.

Via de knop “Bekijk informatie”, kan je zien wanneer het document/contract is ondertekend.

Alexion CRM knopmenu SignRequest

 

Versturen van een CC’tje

Tijdens het versturen van een SignRequest kun je nu ook kiezen voor om een CC te sturen naar jezelf of bijvoorbeeld de administratie of directie. Op deze manier wordt diegene op de hoogte gehouden van alles wat er met dit SignRequest contract gebeurd. Bijvoorbeeld als de e-mail is verzonden, de e-mail is bekeken of het document is ondertekend. Je kan ook standaard de CC-optie inschakelen in het instellingenscherm.

 

Automatisch omzetten naar PDF

Voordat het Document via SignRequest wordt verstuurd, wordt een Word document automatisch omgezet naar PDF. Normaal gesproken doet SignRequest dit voor jou, maar dit kan zorgen voor opmaakfouten in het te ondertekenen document. Door eerst door Alexion CRM het document te laten omzetten is dit geen probleem meer. Daarnaast wordt ook de naam van het document aangepast. Hiervoor wordt het onderwerp van het Document gebruikt.

 

Standaard e-mail bericht instellen

Je kan nu een standaard e-mail berichten laten instellen. Dit bericht kun je per sjabloon instellen. Alle documenten die gebaseerd zijn op dit sjabloon, gebruiken dan dit bericht.  Op deze manier hoef je minder te typen. Daarnaast kan je gebruik maken van variabelen om informatie dynamisch in te vullen, zoals aanhef of adres. Natuurlijk kan je dit bericht aanpassen voordat je de SignRequest verstuurd. Meer informatie lees in je de FAQ.

 

Maatwerk
Wist je dat het ook mogelijk is om maatwerk op SignRequest te laten maken? Heb je een apart soort verplichte bijlage? Of misschien een standaard bericht? Er is van alles mogelijk. Lees meer over de mogelijkheden van maatwerk.