Onder de tab Overig op de Organisatiekaart en onder de kop Vrije velden vindt u een 6-tal extra velden, genummerd van 1 t/m 6. 

Vrije velden in Alexion CRM

U kunt deze velden naar eigen inzicht voor verschillende doeleinden gebruiken. De eerste 3 velden zijn gewone tekstvelden. De laatste 3 velden zijn tekstvelden voorzien van een opzoek- of pulldownlijst.

Let op, de namen van de velden kunnen door u niet zelf worden aangepast. Tegen geringe kosten kunnen de veldnamen door onze programmeurs worden aangepast. Het is ook mogelijk een volledig nieuwe tabblad toe te voegen met uw eigen specifieke velden. Kijk voor de mogelijkheden hier op onze maatwerkpagina.

Notities als herinnering tonen in een pop-up scherm.

Vanaf versie 3.11 kunnen herinneringen (Notities) getoond worden in een pop-up venster. Deze komen naar voren op het het juiste moment.

Notitie met herinneringsdatum

Deze notitie zal op 5 februari 2015 om 10:40 uur getoond worden in het herinneringsscherm

Herinnerigsscherm

Notities kan je zowel voor jezelf als voor jouw collega’s maken 🙂

Met MailChimp kan je niet alleen mooie mailingen versturen maar ook geautomatiseerd ‘n email versturen.

Bijvoorbeeld op een bepaalde datum (verjaardag), na het klikken van een link (in een emailing of website) of na een x-aantal dagen. In de bijlage kan je hier alles over lezen.

Geautomatiseerde email versturen met MailChimp

 

Let op: deze functionaliteit is enkel beschikbaar in de betaalde versies van MailChimp.

In Alexion CRM kan je adressen van Organisaties en Personen gemakkelijk selecteren op een x-aantal kilometer gerekend vanaf een op te geven postcode.

Selecteren van postcodes binnen een straal van r kilometer

Via de Actieknop kan je de optie kiezen “Selecteer kaarten binnen afstand”

Actie: Selecteer kaarten binnen afstand - postcode en straal

In het scherm dat dan verschijnt, kan je een postcode opgeven en een straal waarbinnen je wilt gaan selecteren (postcode straal)

Read more

In deze FAQ beschrijven we het aanmaken van een notitie van een contactmoment met een relatie en het aanmaken van een taak voor jezelf. Maar je kunt natuurlijk ook een taak aanmaken voor iemand anders.

Koppel een notitie altijd aan de persoon met wie je hebt gesproken of voor wie je een taak wilt aanmaken.

Zo maak je een gespreksnotitie

In ons voorbeeld hebben we gesproken met Henk Sanders. Op de Organisatiekaart klikken we met de linker muistoets de naam van de contactpersoon 1x aan. Je ziet dat de naam van de contactpersoon blauw is geworden.

Klik vervolgens op de notitie icoon blank onder de werknemers.

blank

Er opent dan een popup scherm waarop je (indien gewenst, zo niet klik op annuleren) de notitie aan een bepaald project kunt koppelen.

Wij koppelen de notitie in ons voorbeeld het project “Ontwikkeling van centrifugaalpomp”. Dit doen we door op het betreffende project te klikken

blank

Vervolgens klik je op OK en dan verschijnt het notitiescherm.

Je ziet dat bovenin onder het kopje Algemeen alle informatie al door Alexion CRM is vastgelegd. Dat komt omdat je de notitie vanuit de juiste organisatie en persoon hebt aangemaakt.

Bovendien zie je dat de notitie aan het juiste project is gekoppeld.

blank

De volgende stap is het vullen van het notitiescherm

We beginnen met het invullen van inhoud van het gesprek.

Vul ook het onderwerp in zodat je in overzichten van notities kunt zie waarover de notitie gaat. Klik voordat je aan de notie begint op het datum icoontje blank aan de rechterkant. Alexion plaatst dan de datum en de initialen van de ingelogde medewerker voor de tekst.

blank

Vervolgens bepaal je wie actie moet nemen op de notitie of voor wie je een taak wilt aanmaken.

Dit doe je door op het zoekknopje blank te klikken achter het veld Verwerken. Vervolgens kun een keuze maken uit je collega’s. In ons voorbeeld is/blijft dat de Eigenaar (de schrijver) van de notitie zelf.

Notitie te verwerken door...

Alle acties worden dagelijks getoond in een overzicht, direct na het opstarten van Alexion CRM.

Vervolgens bepalen we de datum van de actie of taak of waarvoor de afgerond moet zijn. Dat doen we door een datum in te geven in het veld Herinnering. Klik op het datum icoontje blank achter het veld Herinnering.

blank

De volgende actie is het vastleggen van het soort actie en de status. Met deze informatie kan de contacthistorie worden gefilterd voor het maken van de juiste overzichten. Beide velden kunnen worden gevuld door gebruik te maken van pulldown menu’s of opzoeklijstjes. In ons voorbeeld was het inkomend telefoontje en is de activiteit nog niet afgerond.

blank

Tenslotte kun je naar aanleiding van deze notitie een actie inplannen in Outlook.

blank

Je kunt natuurlijk ook een notitie ook aanmaken direct vanuit het tabblad Notities.

blank

Maar dan wordt alleen de naam van de organisatie getoond van de organisatie waarvan de notitie wordt aangemaakt. Je ziet geen contactpersoon.

Notities gebruiken voor het registreren en afhandelen van klachten

De functie Notities is ook zeer geschikt voor het structureel registreren, volgen en afhandelen van klachten.

Overzicht van uitstaande actie en taken

Je kunt Alexion CRM zodanig instellen dat je telkens bij het opstarten een overzicht krijgt van de nog openstaande acties en taken.

Plan altijd een datum voor een volgend contactmoment

Concreet relatiebeheer valt en staat aandacht geven. Laat alle medewerkers na ieder klantcontact even controleren of er wellicht eerder een volgend contactmoment is gepland. Zoniet, plan dan dat volgende contactmoment in. Een dergelijke gewoonte zorgt er voor dat klanten altijd de juiste aandacht op het juiste moment krijgen.

Vanaf versie 3.9 is het mogelijk om uren in te voeren bij Persoon, Organisatie en Werknemer. Dit ter aanvulling op de reeds bestaande mogelijkheid van uren bij Project.Bij het invoeren van uren wordt er gevraagd om een Project te kiezen, dit is echter optioneel. Met de <Escape> toets of de “Annuleerknop” kan je bij het kiezen van een Project deze leeg laten.

Uren invoeren bij een Organisatie

Urenoverzicht bij Organisatie

 

Vanaf versie 3.9 wordt er gebruik gemaakt van een actueel en accuraat online postcodeboek.

Bij het invoeren van een postcode wordt online de Straat en Woonplaats opgevraagd en automatisch ingevuld. Met de TAB toets ga je naar het huisnummerveld. Na het invullen van het huisnummer wordt weer online gecheckt of  Straat en Woonplaats nog steeds correct zijn of moeten worden aangepast. Het kan namelijk voorkomen dat bij één postcode meerdere straten horen. Afhankelijk van het huisnummer wordt nu de juiste straat gekozen.

Het nieuwe postcodeboek is beschikbaar voor elke gebruiker die over een update licentie beschikt.

Online postcodeboek | Nieuw in Alexion CRM versie 3.9

Opmerking

Als je Alexion CRM of ARM.exe via de firewall de toegang tot internet hebt geblokkeerd dan werkt het postcode boek niet! Zorg dus dat je in de firewall ARM.exe of Alexion CRM rechten geeft om naar internet te gaan en de postcode te checken.

Denk hierbij aan de firewall van bijvoorbeeld McAfee, Avira of AVG.

De lay-out is versimpeld bij Organisatie, Persoon & Project. 

Zo zijn bij Organisatie de Officiële naam en Zoeknaam omgedraaid en is de Officiële naam duidelijker weergegeven (groter lettertype).

Daarnaast is de tabvolgorde duidelijker & eenvoudiger gemaakt zodat het invoeren van nieuwe adressen sneller verloopt. Bij het aanmaken van een nieuwe Organisatiekaart staat de focus automatisch op “Naam Officieel” na het invullen ga je met de TAB toets verder en komt je in het “Zoeknaam” veld. De cursor staat nu aan het einde van de naam, je kan nu aanvullende zoektermen opgeven zoals in onderstaand geval “crm ict automatisering”. Je kan nu Alexion Software ook terugvinden door te zoeken op bijvoorbeeld “ict”.

Hierna geef je weer TAB en ga je automatisch naar het “Postcode” veld. Na het invullen van de postcode (zonder spatie en zonder hoofdletters bv 9731hh) wordt het omgezet naar een juiste postcode (hier dus 9731 HH) en spring je naar het “Huisnummer” veld en wordt alvast de straatnaam en woonplaats ingevuld. Na het invullen van een huisnummer en drukken op TAB wordt gecontroleerd of de straatnaam nog klopt. Ook komt de focus (na een kleine vertraging) op het “Telefoonnummer” veld. Ook het kental van het telefoonnummer wordt automatisch ingevuld.

Vernieuwde lay-out | Nieuw in versie 3.9

Voor de Urentabel is nu ook via de Rechtenmodule rechten toe te kennen aan de Gebruikers.

Rechten op urentabel | Nieuw in versie 3.9

Vanaf versie 3.9 is het mogelijk om de coördinaten van adressen in Alexion CRM te exporteren zodat deze ook in Google maps gebruikt kunnen worden.

Dit is hoe plaatsmarkeringen geëxporteerd kunnen worden vanuit Alexion CRM, voor meer informatie over hoe de gegevens gebruikt kunnen worden in Google maps kunt u terecht bij de volgende FAQ:

Plaatsmarkeringen exporteren naar Google maps

blank

 

Selecteer eerst de ‘Acties’ knop en kies dan voor ‘Exporteer plaatsmarkeringen’

blank

Hier kunt u de gegevens kiezen die geëxporteerd moeten worden. Wanneer u tevreden bent met de instellingen kiest u voor ‘Exporteer plaatsmarkeringen’