Het belang van interne afspraken en procedures bij CRM – Alexion CRM software
in:  
Veelgestelde vragen Mijn Alexion

Het belang van interne afspraken en procedures bij CRM

Interne afspraken en Procedures zijn een absolute noodzaak als er meerdere personen gebruik maken van dezelfde CRM-database. Afspraken en procedures zorgen er voor dat informatie op een uniforme manier in de CRM-database vastgelegd en kan het weer snel terug worden gevonden.

Het is belangrijk om alle afspraken en procedures kort en bondig vast te leggen. Natuurlijk moeten alle gebruikers van het bestaan afweten en er gemakkelijk over kunnen beschikken. Tijdens het gebruik van zullen de CRM afspraken en procedures regelmatig moeten worden aangevuld en/of aangepast.

Eenduidigheid en consequentheid is de sleutel voor succes

Het is belangrijk dat je regelt hoe CRM software wordt gevuld en onderhouden en dat daarover bij de gebruikers geen misverstand bestaat. Hoe en welke gegevens moeten worden vast gelegd. In organisaties met meerdere gebruikers kan er ook behoefte bestaan om te regelen wie bepaalde gegevens vastlegt en wie niet. Dus afspraken maken over wie voor wat verantwoordelijk is. Organisaties die deze werkwijze vanaf het begin hebben opgezet hebben het optimale rendement van CRM software.

Afspraken

Afspraken maak je over de wijze hoe gegevens worden vast gelegd. Afspraken over de spelling of de notatie en de wijze waarop gegevens worden vastgelegd. Het gebrek aan uniformiteit is er de oorzaak van dat:

  • Gegevens moeilijk of niet kunnen worden teruggevonden
  • Adressen op uitgaande correspondentie onvolledig of niet uniform wordt weergegeven
  • Etc.
 Enkele voorbeelden:
  • Hoofdletters zoals Gemeente of gemeente, ABN AMRO of abn amro etc.
  • Relatienamen zoals het voluit schrijven of juist niet van Electro Technisch Bedrijf of E.T.B. de Groot etc.
  • Tussenvoegsels zoals van der, v.d. of Van Der etc.
  • Etc.

Procedures

Procedures regelen wat er in de CRM software moet worden vastgelegd. Dat begint al met het vastleggen van namen, adressen en communicatiegegevens. Het is aan te raden vanaf het begin aan te geven hoe volledig een nieuwe relatie moet worden vastgelegd. Van alle gebruikers wordt verwacht dat ze het precies zo doen. Het zorgt er voor dat CRM software in de loop van de tijd een database wordt waar alle gewenst gegevens op de juiste manier inzitten.

1. Voorbeelden van procedures over de werkwijze met Alexion CRM software

  • Alexion CRM staat bij alle gebruikers stand-by in de onderbalk (is dus opgestart)
  • Als een medewerker een klant belt, kijk hij/zij vóóraf in de database of er iets in het veld Aantekeningen staat en naar de laatste gespreksnotities
  • Tijdens een telefonisch klantcontact moet de desbetreffende klant in de database opgezocht worden en op het scherm stand-by staan
  • Van elk klantcontact (telefonisch/bezoek/etc.) wordt een korte notitie gemaakt.

2. Voorbeelden van procedures betreffende het vastleggen van informatie:

  • Elke nieuwe relatie moet altijd gekoppeld worden aan minimaal één contactpersoon
  • Elke nieuwe relatie moet in het daarvoor aangewezen veld voorzien worden van de afgesproken branchecode
  • Van elke nieuwe relatie moet worden aan gegevens of het een klant is, of een prospect, leverancier etc.
  • Van elke persoon moeten de voorletters, het geslacht en voor zo ver bekend de voornaam worden vastgelegd
  • Etc.

Zorg er voor dat alle gebruikers de CRM software volgens de gezamenlijke afspraken en procedures gaan gebruiken. Daarmee ontwikkelt de CRM software zich tot een betrouwbare ondersteuning voor de verkoopactiviteiten. Leg in loop van de tijd alles vast wat je in de Alexion CRM software geregeld en vastgelegd wilt hebben en breng dit regelmatig onder de aandacht van alle gebruikers.

Belangrijk! Geef als leidinggevende zelf het goede voorbeeld!

Geplaatst in: CRM artikelen
Zoektermen: afspraken, crm software, crm-database, eenduidigheid, procedures