We sturen met z’n allen veel Documenten over en weer. Al deze Documenten wil je graag bewaren op één plek waar je ze makkelijk kan terugvinden. In Alexion CRM kun je op verschillende manieren deze Documenten maken, opslaan, scannen en importeren. In deze HowTo laten we zien hoe en waar je dat kan doen.
Welke soorten Documenten?
In Alexion CRM hebben we verschillende typen documenten.
- Een correspondentie document: Dit zijn bijvoorbeeld brieven, mailtjes, offertes, facturen
- Overige documenten: Dit zijn alle andere documenten, zoals tekeningen, handleidingen, berekeningen
1. Correspondentie
Correspondentie kun je op verschillende manieren maken en importeren. Al deze functies vind je op het tabblad Documenten van Organisatie, Persoon of Project.
- Je kunt Word-documenten maken op basis van een Sjabloon
Klik hiervoor op het Word-icoon
Het gemaakte Document wordt direct gearchiveerd en voor je opgeslagen. - Je kunt Outlook-mails maken op basis van een Sjabloon
Klik hiervoor op het Outlook-icoon - Je kan mails vanuit Outlook importeren
Klik hiervoor op de pijl-icoon
In het uitklapmenu kies je voor Outlook
Lees meer over het importeren vanuit Outlook in onze FAQ. - Je kan elk willekeurig bestand importeren
Klik hiervoor op de pijl-icoon
In het uitklapmenu kies je voor Document
Lees meer over het importeren van documenten in onze FAQ. - Je een Scanner gebruiken om te importeren
Klik hiervoor op de pijl-icoon
In het uitklapmenu kies je voor Scanner
Lees meer over het scanner van documenten in onze FAQ.
Via Maatwerk is nog veel meer mogelijk
Bijvoorbeeld het automatisch importeren van Documenten
Neem voor meer informatie vrijblijvend contact met ons op
2. Overige Documenten
Bij overige Documenten ben je niet gebonden aan Sjablonen. Bij elke Organisatie, Persoon of Project kun je een eigen map instellen. Deze map kan je eenvoudig vanuit Alexion CRM openen door op het map-icoontje te klikken.
In deze map kan je nu zelf dan Documenten toevoegen, verwijderen of bewerken. Alexion CRM weet alleen dat deze map bestaat, maar doet hier zelf niets mee. Je hebt dus alle vrijheid 🙂
Via een knop in het CRM, kun je de betreffende map openen. Op deze manier hoef je niet zelf in de Verkenner op te zoeken, maar kun je deze heel simpel openen vanuit Alexion CRM.
Ook is het mogelijk om deze persoonlijke map te koppelen met je DropBox of OneDrive account. En omdat de map relatief kan worden ingesteld, kan iedereen binnen de organisatie er bij. Hiervoor moet je een basismap instellen zodat Alexion CRM in deze basismap de juiste Persoonlijke map kan vinden.
Lees meer over het instellen van de persoonlijke basismap in onze FAQ of blogpost.
Er is nog meer mogelijk met correspondentie
Met gemaakte correspondentie zijn er nog meer dingen mogelijk.
- Verstuur het Document als een beveiligde/versleutelde mail
Dat is van belang bij het versturen van privacy gevoelige documenten.
Lees meer in onze FAQ - Maak meerdere versies van een Document aan
Dat is bijvoorbeeld handig als je een gemaakte Offerte wilt aanpassen zonder dat je de vorige versie kwijt wil raken.
Via de kopie knopkan je een nieuwe versie van een document maken.
Via de versie knopkan je eerdere versies bekijken.
- Verstuur een digitale overeenkomst of contract ter ondertekening
Via SignRequest kan je een document, overeenkomst of contract versturen om digitaal te laten ondertekenen door de klant.
Klik hiervoor op de SignRequestknop. Lees meer over SignRequest in onze FAQ.
- Een Word Document omzetten naar een PDF Document
Via de PDF knopkan je een Word document gemakkelijk naar een PDF omzetten. Als je die dan naar een klant stuurt dan die het document niet (stiekem) aanpassen.