In Alexion CRM is het mogelijk om urenregistratie te gebruiken, en om op basis daarvan een factuur te laten maken in SnelStart. In deze HowTo laten we verschillende dingen samenkomen, zodat jij simpel kan factureren aan je klant.
Om te kunnen factureren met Alexion CRM heb je de SnelStart & Order-module nodig. Wil je weten hoe je kan controleren of je deze modules hebt, bekijk je licentie in menu Extra -> Licentiebeheer. Heb je deze module nog niet? Neem dan contact met ons op.
Je kan vanuit Alexion CRM op twee verschillende onderdelen facturen: Artikelen en/of Uren. Beide onderdelen voeg je toe aan een Project. Vervolgens kan met je één druk op de knop een order in SnelStart maken, hierover later meer. Het is daarnaast ook mogelijk om gewoon een vast bedrag te factureren of bijvoorbeeld in delen te factureren.
In Alexion CRM online 7.4 is ook het mogelijk om Uren die niet zijn gekoppeld aan een Project te factureren.
Artikelen
Om te kunnen beginnen met Artikelen moet je eerst Artikelen aanmaken. De Artikel-tabel bevindt zich onder Hulptabellen > Artikelen. In deze tabel kan je Artikelen aanmaken. Daarnaast is het mogelijk om ze te importeren vanuit SnelStart met de actie “Importeren SnelStart Artikelen”.
Artikelen bij Projecten
Nu we Artikelen in Alexion CRM hebben, kunnen we ze toevoegen aan een Project.
- Ga hiervoor naar je Project, hier vind je het tabblad Artikelen.
- Klik op de + knop om een nieuw Artikel toe te voegen. Kies in het zoekscherm welk artikel (product) je wil toevoegen.
- Vervolgens kan je opgeven hoeveel items je zou willen toevoegen, of je korting wil geven, of je het bedrag nog wilt aanpassen, of de tekst. Klik op Oké als je klaar bent.
- Als je alle Artikelen hebt toegevoegd kan je gaan facturen.
Uren
Uren toevoegen aan een Project is relatief simpel. Ga naar het tabblad Uren bij het Project en klik op de +-knop.
Wil je meer weten hoe Uren in Alexion CRM werken? Bijvoorbeeld de verschillende tarieven of printoverzichten?
Bekijk onze HowTo over Urenregistratie.
Overzicht
Misschien is het je al opgevallen: de Projectkaart heeft een onderdeel Financieel. Op dit paneel kan je de huidige financiële status van het Project zien. Bijvoorbeeld hoeveel het Project heeft gekost of hoeveel Uren er zijn ingevoerd, maar misschien nog wel het belangrijkste: hoeveel er nog gefactureerd kan worden 🙂
Daarnaast zorgt dit paneel er ook voor dat je een vast bedrag kan invoeren voor een Project, als je de opdracht voor een vast bedrag hebt aangenomen.
Heb je bijvoorbeeld met je klant afgesproken dat het 1.000,- euro mag kosten, dan kan je dat invoeren. Klik op de bewerkknop van het Project en vul het Vaste bedrag op het Order > Order tabblad in. Als je vervolgens op de “Maak factuur”-knop klikt, zul je merken dat automatisch dit bedrag wordt overgenomen. Vergeet niet om alsnog de Uren en Artikelen toe te voegen. Op deze manier heb je een goed overzicht over hoeveel je verdient, of verliest.
Tip: Maak een Verzameling op Openstaand bedrag “is groter dan” 0, zodat je direct een overzicht hebt van alle Projecten die je nog kan factureren.
Verstuur de Factuur
Nu we weten wat er te factureren valt, is het tijd om ook daadwerkelijke de order in SnelStart aan te maken.
In het zijpaneel bij Project vind je de knop “Maak factuur”. Klik op deze knop om de order voor te bereiden. In het geopende scherm kan je verschillende onderdelen aanpassen om te zorgen dat precies die onderdelen gefactureerd worden die jij wil.
We zullen elk onderdeel van het scherm uitleggen.
Je zult zien dat als je een onderdeel aanpast, het scherm automatisch wordt bijgewerkt.
Factuurwijze: hier kan je kiezen op welke manier je wilt factureren.
- Alles factureren: alle geselecteerde onderdelen factureren.
- Eigen bedrag: alle geselecteerde onderdelen facturen, maar pas het totaalbedrag aan. Dit wordt als één regel op de order/factuur gezet.
- Einddatum: alle uren tot een bepaalde datum factureren.
- Procent: hoeveel je van het bedrag wilt factureren. Bijvoorbeeld als je 25% vooraf wilt hebben voordat je met het project begint.
- Deze optie is alleen beschikbaar bij een vast bedrag.
Projectonderdelen: kies welke onderdelen je wilt factureren. Bijvoorbeeld alleen de Uren, Artikelen of allebei.
Aanvullende informatie: wordt automatisch geactiveerd als je de Factuurwijze aanpast.
Je kan bijvoorbeeld aangeven om alleen de Uren tot een bepaalde datum te facturen. Handig voor lopende projecten waarbij je bijvoorbeeld de Uren van vandaag nog niet wilt factureren.
Als je kiest voor Eigen bedrag, kan je het artikelnummer en beschrijving invullen. Het artikelnummer wordt gebruikt in SnelStart in de orderregel, de beschrijving als de tekst ervan.
Factureren aan: hieraan wordt de factuur gestuurd. Standaard is dat de opdrachtgever.
Informatie: geeft aan welke onderdelen er écht op de factuur worden gezet. Geeft daarnaast ook aan wat het totaalbedrag van de factuur is.
Als je het scherm hebt ingesteld zoals je wilt, kan je klikken op de knop “Naar Order en SnelStart” om in één keer de order in SnelStart aan te maken. De order kan je altijd nog in SnelStart aanpassen c.q. finetunen.
Zodra je op de knop klikt zullen de velden op het Financiële overzicht van project worden bijgewerkt met de gegevens van de nieuwe order.
That was easy, right? Ging het toch allemaal iets te snel? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We leggen je precies uit hoe je factureren gemakkelijker kan maken.
