Hoe importeer ik externe documenten?
Met de groene pijltjesknop kun je elk willekeurig document koppelen aan een Organisatie, Persoon en/of Project.
Je krijgt dan een Windows verkenner zoekscherm waarin je het gewenste bestand kan zoeken en koppelen.
Hierna krijg je het bekende Documentscherm te zien waar je aanvullende informatie in kunt vullen
Als je klaar bent krijg je de vraag of je het bestand van de originele locatie wilt verwijderen (oftewel of het bestand moet worden verplaatst of alleen gekopieerd).
Met de Plus module, die standaard onderdeel is van elk betaald pakket, kun je aanvullende instellingen doen.
Deze instelling kun je doen via menu Extra > Instellingen > tabblad: Plus
Uitleg van de verschillende mogelijkheden:
- Meerdere documenten tegelijk… geeft de mogelijkheid om in één keer meer documenten te importeren. Dit is handig als je foto’s uit een map in 1x tegelijk wilt importeren.
- Laat Correspondentie kaart zien… als je meerdere documenten/bestanden in één keer importeert, kun je er voor kiezen om elke keer het Documentscherm te tonen zodat je extra informatie in kunt geven. Als je de bestanden al goede/herkenbare namen hebt gegeven dan kun je deze optie aanvinken. De documentnaam wordt als onderwerp/betreft van het document genomen.
- Na importeren originele… heeft 3 opties die bepalen wat er standaard moet worden gedaan met het originele bestand
- Afbeeldingen als multi-pagina… geeft de mogelijkheid om foto’s in één PDF bestand te importeren. Voordeel is dat je maar één document bij Correspondentie ziet in plaats van allemaal losse plaatjes/documenten
- Enkele afbeelding als… converteert een plaatjesbestand (jpg, tiff, bmp, png etc) altijd naar een PDF bestand
- Formaat afbeelding in PDF… geeft de mogelijkheid om de plaatjes/foto’s in de PDF naar A4 formaat te laten aanpassen of hun originele grootte te laten behouden
