Hoe kan ik gegevens uit Excel, KvK of CSV importeren?
Waarschuwing: Maak altijd een back-up van de database voordat u gaat importeren!
Met de Plus! module kunt u gegevens uit bijvoorbeeld Excel importeren. Ook vanuit Davilex, KvK, PerfectView, overige boekhoudsoftware etc. kunt u als CSV bestand importeren.
Stappenplan importeren vanuit Excel
- Open het te importeren Excel bestand in Excel
- Kies in Excel voor “Opslaan als…” (sneltoets F12) en kies CSV
- Sla het bestand bijvoorbeeld op het Bureaublad op
- Bevestig alle waarschuwingen en sla het document op
- Sluit Excel af
Maak altijd eerst een back-up van de huidige database, zodat u altijd terug kan gaan mocht er iets mis gaan met het importeren. Importeren lukt eigenlijk nooit in één keer goed: u zult merken dat u bijvoorbeeld een veld bent vergeten te koppelen of iets dergelijks. Het is dan makkelijker om de database terug te zetten, dan om alle geïmporteerde gegevens te moeten wissen.
Stappenplan maken back-up vanuit Alexion CRM 5.2 en eerder
- Via menu Bestand > Database beheer > Back-up maken
- Vink (alleen) Database aan
- Kies voor Back-up maken
- De back-up wordt in de Documentenmap geplaats, deze locatie wordt naderhand automatisch geopend
Of handmatig een back-up maken
- Open de Verkenner of Deze Computer
- Ga naar
- Voor 3.11 en eerder C:\Program Files\Alexion Software\Relation Manager\user-data\
- Voor 5.2 en ouder C:\Users\Public\Documents\Alexion CRM\
- of de locatie zoals ingesteld staat via menu Extra > Instellingen > tab: Systeem > Database locatie
- Maak een kopie van database-arm.fdb
- bv naar Kopie database-arm.fdb of database-arm – kopie.fdb
- of zippen
Stappenplan terugzetten back-up:
- Sluit Alexion CRM af
- Open de Verkenner of Deze Computer
- Ga naar C:/Program Files/Alexion Software/Relation Manager/user-data
- Wis het bestand database-arm.fdb (wees er zeker van dat u een backup heeft voordat u dit doet)
- Kopieer het kopie bestand (database-arm – kopie.fdb) naar database-arm – kopie – kopie.fdb
- Hernoem dit 2e kopie bestand naar database-arm.fdb
Gegevens importeren
- Start Alexion CRM op
- Ga in Alexion CRM naar menu Bestand > Importeren, of toets F10. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf het Alexion CRM BUSINESS pakket (Plus! module)||
U hoeft als het goed is geen instellingen aan te passen. - Kies het CSV bestand dat u op uw Bureaublad hebt opgeslagen en ga verder
- U krijgt nu aan de rechterkant de velden uit het CSV/Excel bestand te zien, aan de linkerkant de gegevens en tabellen uit Alexion CRM.
- De namen van de tabellen zijn anders dan u gewend bent:
- Instantie = Organisatie
- Functie = Werknemer (Persoon die bij een Organisatie werkt)
- U kunt de gegevens gaan koppelen door rechts een veld te selecteren (1.), links een veld te selecteren (2.) en dan op de koppelknop (3.) te klikken. U krijgt dan direct een voorbeeld (Example) te zien van de gekoppelde gegevens
- Op deze manier kunt u alle gewenste velden aan elkaar koppelen
- U kunt in één keer de gegevens van een Organisatie, Persoon én Werknemer koppelen door ALLE relevante tabbladen bij langs te gaan
- Voordat u gaat importeren kunt u de definitie (koppelingen) opslaan zodat u bij de 2e keer importeren niet alles weer handmatig hoeft langs te gaan. Kies hiervoor de knop Opslaan
Buitenlandse adressen
Alle adressen die u importeert worden standaard gekoppeld aan Nederland. Dit is het land dat u ingevoerd hebt via menu Extra > Bedrijfsgegevens. Als u buitenlandse adressen wilt importeren kan dat als volgt:
- In Excel maakt u een tabblad per land
- Sla elk land op als CSV bestand
- Ga in Alexion CRM naar menu Extra > Bedrijfsgegevens
- Pas hier de landnaam aan naar het land dat u wilt gaan importeren. Zorg dat deze ook daadwerkelijk bestaat in de landentabel: Boomweergave > Hulptabellen > Landen
- Ga nu de adresgegevens uit dit land importeren.
- Doe stap 1 t/m 5 voor elk land dat u wilt importeren
- Zet na het importeren het land bij Bedrijfsgegevens weer terug waar het op stond
