Hoe kan ik gegevens uit Outlook importeren en koppelen?
Waarschuwing: Maak altijd een back-up van de database voordat u gaat importeren!
Met de Plus! module kunnen Outlook Contactpersonen geïmporteerd worden.
Stappenplan
- Voor de zekerheid: maak eerst een kopie van de database. Deze staat normaal gesproken in de user-data map van Alexion CRM:
C:/Program Files/Alexion Software/Relation Manager/user-data/database-arm.fdb - Ga naar menu Extra > Instellingen > tabblad: Outlook
- Als u gegevens wilt koppelen, zet het vinkje “Outlook ingeschakeld” aan
- Als u alleen wilt importeren, laat deze uit
- Klik op de knop “Importeer Outlook Contactpersonen”
- Als u veel Contactpersonen in Outlook hebt staan kan dit enkele minuten duren
Indien u de Contactpersonen in Outlook netjes hebt ingevoerd, worden deze correct in Alexion CRM ingelezen. Als u Contactpersonen met een bedrijf/organisatie hebt ingevuld, worden in Alexion CRM zowel Personen als Organisaties ingelezen.
LET OP: deze functionaliteit zit in de Plus! module.
Aanvullende informatie
Als u wilt dat bij het aanmaken van een Organisatie, Persoon of Medewerker altijd de gegevens naar Outlook worden gezet, kunt u het vinkje hiervan aanzetten. Als u Medewerker aanvinkt, worden zowel de gegevens van de Persoon als de Organisatie naar Outlook gezet.
Outlook Contactpersonen worden alleen lokaal gesynchroniseerd. Als u met Miscrosoft Exchange werkt, kunt u er voor kiezen om de gegevens uit Alexion CRM naar de gedeelde Exchange Contactpersonenmap te synchroniseren. Op deze manier werkt iedereen met dezelfde Contactpersonen. Zie ook het kopje hieronder.
Aanrader ter voorkoming van dubbele gegevens in Outlook: bij Organisaties zonder contactpersoon zet u het Outlook-vinkje op de Organisatiekaart, bij Organisaties met Werknemers zet u bij alle Werknemers het Outlook-vinkje aan en niet op de Organisatiekaart.
Exchange server omgeving
Als je Outlook in een Exchange omgeving draait en je wilt de Outlook contactpersonen met je collega’s delen, dan kan je dat doen door voor de Contactpersonenmap in Alexion CRM bij Instellingen te kiezen voor de Gedeelde Contactpersonenmap van Outlook. Op die manier schrijft Alexion CRM de gegevens weg naar de gedeelde map, iedereen kan die inzien en bijwerken!
De Gedeelde Contactpersonenmap van Outlook/Exchange kan je echter niet synchroniseren met je telefoon… MAAR niet getreurd, er is een (gratis) tool die dat voor je kan doen 🙂
De systeembeheerder kan het programma FolderSync Addin van Code Two downloaden en installeren! Deze kan ingesteld worden dat de Gedeelde Contactpersonenmap automatisch met elke individuele (persoonlijke) Outlook Contactpersonenmap wordt gesynchroniseerd.