Hoe maak ik een taak of (gespreks)notitie?

In deze FAQ beschrijven we het aanmaken van een notitie van een contactmoment met een relatie en het aanmaken van een taak voor jezelf. Maar je kunt natuurlijk ook een taak aanmaken voor iemand anders.

Koppel een notitie altijd aan de persoon met wie je hebt gesproken of voor wie je een taak wilt aanmaken.

Zo maak je een gespreksnotitie

In ons voorbeeld hebben we gesproken met Henk Sanders. Op de Organisatiekaart klikken we met de linker muistoets de naam van de contactpersoon 1x aan. Je ziet dat de naam van de contactpersoon blauw is geworden.

Klik vervolgens op de notitie icoon  onder de werknemers.

Er opent dan een popup scherm waarop je (indien gewenst, zo niet klik op annuleren) de notitie aan een bepaald project kunt koppelen.

Wij koppelen de notitie in ons voorbeeld het project “Ontwikkeling van centrifugaalpomp”. Dit doen we door op het betreffende project te klikken

Vervolgens klik je op OK en dan verschijnt het notitiescherm.

Je ziet dat bovenin onder het kopje Algemeen alle informatie al door Alexion CRM is vastgelegd. Dat komt omdat je de notitie vanuit de juiste organisatie en persoon hebt aangemaakt.

Bovendien zie je dat de notitie aan het juiste project is gekoppeld.

De volgende stap is het vullen van het notitiescherm

We beginnen met het invullen van inhoud van het gesprek.

Vul ook het onderwerp in zodat je in overzichten van notities kunt zie waarover de notitie gaat. Klik voordat je aan de notie begint op het datum icoontje  aan de rechterkant. Alexion plaatst dan de datum en de initialen van de ingelogde medewerker voor de tekst.

Vervolgens bepaal je wie actie moet nemen op de notitie of voor wie je een taak wilt aanmaken.

Dit doe je door op het zoekknopje  te klikken achter het veld Verwerken. Vervolgens kun een keuze maken uit je collega’s. In ons voorbeeld is/blijft dat de Eigenaar (de schrijver) van de notitie zelf.

Alle acties worden dagelijks getoond in een overzicht, direct na het opstarten van Alexion CRM.

Vervolgens bepalen we de datum van de actie of taak of waarvoor de afgerond moet zijn. Dat doen we door een datum in te geven in het veld Herinnering. Klik op het datum icoontje  achter het veld Herinnering.

De volgende actie is het vastleggen van het soort actie en de status. Met deze informatie kan de contacthistorie worden gefilterd voor het maken van de juiste overzichten. Beide velden kunnen worden gevuld door gebruik te maken van pulldown menu’s of opzoeklijstjes. In ons voorbeeld was het inkomend telefoontje en is de activiteit nog niet afgerond.

Tenslotte kun je naar aanleiding van deze notitie een actie inplannen in Outlook.

Je kunt natuurlijk ook een notitie ook aanmaken direct vanuit het tabblad Notities.

Maar dan wordt alleen de naam van de organisatie getoond van de organisatie waarvan de notitie wordt aangemaakt. Je ziet geen contactpersoon.

Notities gebruiken voor het registreren en afhandelen van klachten

De functie Notities is ook zeer geschikt voor het structureel registreren, volgen en afhandelen van klachten.

Overzicht van uitstaande actie en taken

Je kunt Alexion CRM zodanig instellen dat je telkens bij het opstarten een overzicht krijgt van de nog openstaande acties en taken.

Plan altijd een datum voor een volgend contactmoment

Concreet relatiebeheer valt en staat aandacht geven. Laat alle medewerkers na ieder klantcontact even controleren of er wellicht eerder een volgend contactmoment is gepland. Zoniet, plan dan dat volgende contactmoment in. Een dergelijke gewoonte zorgt er voor dat klanten altijd de juiste aandacht op het juiste moment krijgen.