Hoe verstuur ik een SignRequest?

Op het tabblad Documenten bij Organisaties/Personen/Projecten is een SignRequest knop te vinden. Selecteer het Document dat verstuurd moeten worden en klik op de knop (oranje gemarkeerd hieronder).

In het geopende scherm kan je de SignRequest instellen.

Aan de rechterkant van het scherm bevinden zich alle instellingen, deze worden vooraf ingevult zoals deze in de instellingen zijn ingesteld.

Hierbij zijn 2 extra optie toegevoegd, het verplicht uploaden van documenten. Voordat een SignRequest kan worden verzonden moet de ontvanger bestanden uploaden. Deze worden vervolgens bij de SignRequest opgeslagen. Er kunnen extra verplichte documenten worden toegevoegd via Maatwerk.

Aan de linkerkant van het scherm bevind zich de SignRequest informatie.

• Het veld emailadres wordt automatisch gevuld vanaf de Correspondentie kaart of vanuit de gekoppelde Organisatie/Persoon/Werknemer kaart.
• Hetzelfde geldt voor het telefoonnummer veld. Dit veld is alleen bewerkbaar bij het aanvinken van “Verifieer telefoonnummer van ontvanger”. Het telefoonnummer moet in internationaal formaat worden opgegeven. Er kan zowel een mobiel als vast nummer worden gebruikt. Bij een mobiel nummer zal een SMS code worden verstuurt, terwijl een vast nummer zal worden gebelt.
• Het Onderwerp en Bericht worden gebruikt voor het e-mailbericht zoals dat wordt verzonden naar de ontvanger.
• Het onderwerp wordt automatisch gevuld met het onderwerp van de Document.
• Het bericht kan automatisch worden gevuld in het Sjabloon. Lees meer over het automatisch vullen van een bericht.

Tijdens het versturen van de SignRequest zal er een nieuwe versie van het document worden gemaakt. Vervolgens zal het document worden opgezet naar een PDF, om als laatste naar SignRequest te uploaden.

Na het versturen van het bericht kan er opnieuw op de SignRequest knop worden geklikt om de SignRequest bij te werken. Vervolgens kan je via het menu meerdere acties uitvoeren.

Wil je meer informatie over de huidige status van de SignRequests, kies dan in het menu voor “Bekijk informatie”. Vervolgens zal een dialoog informatie geven over de SignRequest.

Er is ook een actie beschikbaar om alle SignRequest in de huidige tabel bij te werken. Klik hiervoor op de actie knop, vervolgens kies je voor “Ophalen informatie alle SignRequests”

Als een SignRequest is ondertekend zal het document in Alexion CRM worden vervangen voor het ondertekende exemplaar. Via de SignRequest knop kan je de ondertekenlog en bijlagen openen.

Je kan een SignRequest die nog niet ondertekend is annuleren via de SignRequest knop.