Ja, vanaf Alexion CRM versie 6.2 is het mogelijk om Documenten beveiligd te versturen (als ZIP bestand). Hiervoor heb je de aanvullende Outlook module nodig.

Dit kan door het instellen van een wachtwoord op het tabblad Documenten > tab: Documentbeveiliging.

Documentbeveiligingtabblad

Als je op de Wachtwoord aanmaken knop klikt wordt er een nieuw wachtwoord gegenereerd. Dit wachtwoord kan je per sms versturen aan de klant vanuit Alexion CRM. Hiervoor heb je wel een sms-abonnement nodig.

Wachtwoord per sms versturen?

De tekst die dan verzonden wordt is:

Het nieuwe wachtwoord voor versleutelde 
documenten van "jouw bedrijfsnaam" 
is <wachtwoord>

NB. “jouw bedrijfsnaam” wordt hier ingevuld. Deze kan je aanpassen via menu Extra > Bedrijfsgegevens.

Bedrijfsnaam aanpassen

Is er geen mobiel nummer beschikbaar dan krijg je de melding dat je dit wachtwoord zelf aan de klant moet doorgeven.

Wachtwoord aangemaakt maar niet per sms verzonden

Dit wachtwoord zal dan gebruikt worden als je een Document per email wilt versturen.

Document versturen tabblad

Je krijgt dan de optie om een of meerdere Documenten te selecteren (met Ctrl of Shift toets ingehouden aanklikken).

Documenten selecteren en laten versleutelen

Zorg dat je het vinkje aanvinkt, anders worden de documenten als onbeveiligde losse bijlagen in de e-mail verzonden.

NB. Je kan er eventueel ook nog voor kiezen om de Word documenten eerst naar PDF te converteren zodat de klant deze niet (per ongeluk) kan aanpassen.

Het converteren en zippen kan even duren. Daarna krijg je de vraag hoe je de bijlage wilt noemen. Standaard is dat “Beveiligd zip bestand”.

Beveiligde bijlage een naam geven

Het uiteindelijke resultaat:

E-mail met beveiligde bijlage

NB. Het beveiligde document kan je openen met 7-zip.

 

Aanvullende informatie

Om er voor te zorgen dat je niet per ongeluk een belangrijk document onversleuteld verstuurd, kan je al op de Documentkaart aangeven dat je het Document wil versleutelen als je het gaat versturen.

Documentkaart data versleutelen vinkje

Ook op de Sjabloonkaart kan je al aangeven dat alle Documenten gebaseerd op dat Sjabloon versleuteld moeten worden:

Sjabloonkaar data versleutelen vinkje

Als op de Documentkaart het vinkje aanstaat, zal deze er voor zorgen dat als je dat Document per email wilt versturen, deze automatisch wordt beveiligd.

 

Opmerkingen

  1. Als je een of meerdere documenten beveiligd wilt versturen maar er is nog geen wachtwoord ingevuld dan krijg je de mogelijkheid deze ter plekke te laten aanmaken (en versturen via sms naar de klant).
  2. Het beveiligde ZIP bestand kan door de klant niet met Windows Verkenner worden uitgepakt, je kan wel zien welke bestanden er in zitten. Om de beveiligde bestanden uit te kunnen pakken (door de klant) moeten ze gebruik maken van het goede en gratis programma van 7‑zip of het betaalde WinRAR of WinZip.