Kan ik een of meerdere documenten beveiligd versturen?

Ja, vanaf Alexion CRM versie 6.2 is het mogelijk om Documenten beveiligd te versturen (als ZIP-bestand). Hiervoor heb je de aanvullende Outlook-module nodig.

Dit kan door het instellen van een wachtwoord op het tabblad Documenten > tab: Documentbeveiliging.

Als je op de knop klikt wordt er een nieuw wachtwoord gegenereerd. Dit wachtwoord kan je per sms versturen aan de klant vanuit Alexion CRM. Hiervoor heb je wel een sms-abonnement nodig.

De tekst die dan verzonden wordt is:

Het nieuwe wachtwoord voor versleutelde 
documenten van "jouw bedrijfsnaam" 
is <wachtwoord>

Is er geen mobiel nummer beschikbaar dan krijg je de melding dat je dit wachtwoord zelf aan de klant moet doorgeven.

Dit wachtwoord zal dan gebruikt worden als je een Document per email wilt versturen.

Je krijgt dan de optie om een of meerdere Documenten te selecteren (met Ctrl- of Shift-toets ingehouden aanklikken).

Zorg dat je het vinkje aanvinkt, anders worden de documenten als onbeveiligde, losse bijlagen in de e-mail verzonden.

Het converteren en zippen kan even duren. Daarna krijg je de vraag hoe je de bijlage wilt noemen. Standaard is dat “Beveiligd zip bestand”.

Het uiteindelijke resultaat:

Aanvullende informatie

Om er voor te zorgen dat je niet per ongeluk een belangrijk document onversleuteld verstuurt, kan je al op de Documentkaart aangeven dat je het Document wil versleutelen als je het gaat versturen.

Ook op de Sjabloonkaart kan je al aangeven dat alle Documenten, gebaseerd op dat Sjabloon, versleuteld moeten worden:

Als op de Documentkaart het vinkje aanstaat, zal deze er voor zorgen dat als je dat Document per email wilt versturen, deze automatisch wordt beveiligd.

Opmerkingen

1. Als je een of meerdere documenten beveiligd wilt versturen, maar er is nog geen wachtwoord ingevuld, dan krijg je de mogelijkheid deze ter plekke te laten aanmaken (en versturen via sms naar de klant).
2. Het beveiligde ZIP-bestand kan door de klant niet met Windows Verkenner worden uitgepakt, je kan wel zien welke bestanden er in zitten. Om de beveiligde bestanden uit te kunnen pakken (door de klant) moeten ze gebruik maken van het goede en gratis programma van 7‑zip of het betaalde WinRAR of WinZip.