Outlook Office365 Agenda delen
Als je Notities aan je collega wilt toewijzen en deze ook in hun Outlook Agenda wilt plaatsen, moet je onderstaande stappen volgen om de Agenda van Outlook te delen.
Dit is ook heel handig als je geen Alexion CRM gebruikt 😉
Stappenplan
We gaan er hieronder vanuit dat je jouw eigen agenda met een of meerdere collega’s wilt gaan delen. In dit geval: antoine@alexion.nl
Stel in dat de collega (of iedereen binnen jouw bedrijf) jouw “Hoofdmap” mag weergeven. Zij hebben dan het beginrecht om mogelijk onderliggende objecten te kunnen gaan zien. Ze kunnen hiermee dus nog niets doen of zien.
De rechten op de onderliggende map(en) kunnen we vervolgens gaan instellen. In dit geval het onderliggende “Agenda” 0bject.
Als je met de rechtermuisknop op de Agenda hebt geklikt die je wilt gaan delen dan kies je voor “Machtigingen voor delen…”
Hier kan je dan gebruikers (collega’s) of groepen toevoegen en (bewerk) rechten geven.
Nu kunnen de collega(‘s) gegevens in jouw agenda bekijken en aanpassen. Zij moeten kunnen bewerken als ze vanuit Alexion CRM Notities in jouw agenda moeten zetten.
Vervolgstappen voor alle collega’s
Vervolgens moet elke collega in zijn/haar eigen Outlook zorgen dat ze jouw Outlook Agenda te zien krijgen.
Ga in Outlook naar menu: Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen. Je komt dan in onderstaand scherm.
Kies voor “Wijzigen…” en vervolgens “Meer instellingen”
Hier kan je het postvak van de collega toevoegen.
Je typt dan de naam of het e-mail adres van de collega die de agenda heeft gedeeld. Hier dus “antoine” of “antoine@alexion.nl”.
Nadat je op OK hebt geklikt zie je dat het postvak is toegevoegd.
Als je weer op OK klikt en Afsluit, dan zie je in Outlook aan de linkerkant het postvak van de collega met daaronder enkel de Agenda gedeeld.
Nu kan je ook vanuit Alexion CRM bij deze gedeelde Outlook Agenda om daarin Notities te kunnen plaatsen 🙂
Opmerking voor systeembeheerders
Als Office 365 met Exchange door een (externe) systeembeheerder wordt beheerd, kan je hem deze FAQ laten zien. Hij/zij zal dit mogelijk in een keer voor de betreffende collega’s kunnen instellen.
