Datakwaliteit: de achilleshiel van CRM

Het bijhouden van namen, adressen en contactgegevens is het minst spannende onderdeel van CRM. Weinig ondernemers lopen er warm voor. Toch bepaalt juist die basis of je CRM-systeem iets oplevert: een correcte adressering en het goed herkennen van je klanten vormen het fundament onder al het andere.

Datakwaliteit is daarmee het stiefkindje van CRM. Iedereen wil overzicht, verkoopkansen en persoonlijke mailings, maar wie zorgt ervoor dat de gegevens waarop dat alles draait ook kloppen?

Herken je dit?

Een brief met ‘de heer’ als aanhef, terwijl er een mevrouw op de deurmat kijkt. Post naar een contactpersoon die al jaren niet meer bij het bedrijf werkt. Een nieuwsbrief ‘aan de directie’, omdat niemand ooit een naam heeft vastgelegd. Of twee relatiekaarten voor dezelfde klant, elk met de helft van de historie.

Elke fout op zich lijkt onschuldig. Maar voor de ontvanger telt het op: een bedrijf dat je naam niet goed schrijft, kent je blijkbaar niet echt. En dat is precies het tegenovergestelde van wat je met CRM wilt uitstralen.

Penny wise, pound foolish

Veel ondernemers letten scherp op kosten, maar onderschatten wat een slecht onderhouden database ongemerkt kost. Mailings die nooit aankomen. Offertes naar een oud adres. Een telefoongesprek zonder zicht op de historie, omdat die op een dubbele kaart staat. Rapportages waar je geen beslissingen op durft te baseren.

De Engelse uitdrukking ‘penny wise, pound foolish’ is hier volledig van toepassing: wie op datakwaliteit bezuinigt, betaalt elders het veelvoud terug: in gemiste omzet, verspilde tijd en gedeukte klantrelaties. Optimaal rendement uit CRM begint met optimale datakwaliteit.

Voorkomen is makkelijker dan opruimen

Het goede nieuws: datakwaliteit is geen kwestie van discipline alleen. De meeste vervuiling ontstaat bij de invoer, en juist daar kun je haar afvangen. Drie principes helpen:

• Leg gegevens op één plek vast. Zodra adressen in losse lijstjes en mailboxen rondzwerven, lopen versies uit elkaar en weet niemand meer wat actueel is.
• Controleer aan de bron. Een typefout die bij invoer wordt afgevangen, hoeft nooit meer te worden opgespoord. Laat het systeem meekijken waar dat kan.
• Ruim periodiek op. Voeg dubbele kaarten samen, archiveer relaties die niet meer bestaan en vul ontbrekende velden aan. Klein en regelmatig werkt beter dan één groot project.

Hoe Alexion CRM je hierbij helpt

In Alexion CRM zit die controle aan de bron ingebouwd. Het geïntegreerde postcodeboek vult bij postcode en huisnummer automatisch de juiste straat en plaats in. Verschrijvingen in adressen zijn daarmee vrijwel verleden tijd. En via de KvK-koppeling neem je de officiële bedrijfsnaam en vestigingsgegevens rechtstreeks over uit het Handelsregister, in plaats van ze over te tikken.

Ook e-mailadressen en btw-nummers worden automatisch gecontroleerd: een e-mailadres met een tikfout valt direct op, en btw-nummers worden via VIES gevalideerd, zodat je zeker weet dat je factureert aan een bestaand, correct nummer. Zo houdt het systeem je bestand schoon terwijl je gewoon je werk doet. Benieuwd naar alle mogelijkheden? Bekijk dan de productpagina, of lees op faq.alexion.nl hoe deze controles precies werken.

Begin klein, vandaag nog

Wacht niet op het grote opschoonproject: dat komt er in de praktijk zelden van. Corrigeer elke kaart die je toch al opent, laat het systeem nieuwe invoer controleren en plan af en toe een half uur om dubbelingen samen te voegen. Zo groeit de kwaliteit van je gegevens vanzelf mee met je bestand.

Twijfel je hoe je een bestaand, vervuild bestand het beste aanpakt? Neem gerust contact met ons op: we denken graag met je mee.